APLEX ERP dokumentace

Katalog produktů v systému APLEX je centrální databází všech položek, které lze evidovat a dále zpracovávat – ať už jde o stroje k zápůjčce, příslušenství, služby, nebo zboží ke spotřebě či prodeji. V kontextu půjčovny je klíčové správně rozlišovat hlavní produkty (stroje) a příslušenství, které je k nim automaticky přiřazováno.

Každý produkt je přiřazen do konkrétní materiálové skupiny (MS), která určuje typ položky z hlediska účelu a účetního třídění. Pro zápůjčky je naprosto zásadní také evidence sériových čísel, která zajišťuje jednoznačnou identifikaci konkrétních kusů.

🔗 Provázanost s ostatními částmi systému #

• Zápůjčky – produkty jsou vybírány přímo z katalogu; u strojů se sledují jednotlivé série.
• Sklad – produkty musí být navedeny na skladě, jinak je nelze půjčovat ani rezervovat.
• Materiálové skupiny (MS) – každá položka je klasifikována dle svého charakteru (stroj, příslušenství, služba…).
• Ceníky – ceny zápůjčky se definují na úrovni produktů a jejich vazby na ceník.
• (Rezervační) kalendář – dostupnost produktu se určuje podle jeho sérií a jejich pohybů na skladu.

Způsoby založení produktů #

Existují dva způsoby, jak produkty do systému navést:

Po vyplnění se tabulka jednoduše nahraje do systému a produkty se automaticky založí.

1. Ručně #

Nový produkt lze zadat přímo v systému prostřednictvím formuláře pro založení karty produktu. Tento způsob je vhodný pro jednorázové zadání nebo drobné úpravy.

1. Zvolte materiálovou skupinu (MS)

• Tento krok je potřeba provést ještě před generováním kódu produktu.
• Materiálová skupina určuje základní třídění a účetní logiku produktu.
• v našem případě MS 5 (pro půjčovny)

2. Vygenerujte nebo zadejte kód produktu

• Systém může podle zvolené MS automaticky vygenerovat další volné číslo.
• V praxi lze používat také prefixy (např. S pro stroje, P pro příslušenství).
• Př. P0013, S0014.

Prefixy si dodatečně založíte zde:

• Pomocí výběrů sloupců si vyjmete sloupce ,,Prefix kodu produktu“ a ,,Produkty půjčovny?“
• Zadejte požadovaný prefix a zaškrtněte volbu „Produkt půjčovny“, pokud se jedná o položku určenou k zápůjčce.

3. Zadejte název produktu, typ produktu a měnovou jednotku

• Název: „Vibrační deska BOMAG 50kg“, „Brusný kotouč 230 mm“.
• Typ produktu: „stroj“, „příslušenství“

4. Rozhodněte o členění produktu

• V systému lze produkt členit buď na šarže, nebo na výrobní čísla (série) – podle typu zboží a způsobu evidence.
• Šarže – využívá se například u zboží, které přichází ve větším množství pod jedním označením (např. léky, chemikálie). Zadává se jedna šarže pro více kusů, které mají stejné vlastnosti (např. datum expirace).
• Výrobní čísla (série) – používají se zejména u strojů a zařízení. Každý kus má vlastní záznam, kde se eviduje např. výrobní číslo, stav, datum nákupu, a je možné jej samostatně odepisovat nebo sledovat.

🔧 V praxi u půjčovny se běžně zapíná členění na výrobní čísla (série), protože každý zapůjčovaný stroj představuje konkrétní fyzický kus, který je potřeba sledovat individuálně – při zápůjčce, vrácení, fakturaci i servisu.

5. (Volitelně) doplňte výrobce, dodavatele a jiné

6. Přejděte na záložku „Půjčovna a ceny“

• Vyplňte potřebné údaje:
  • Ceník – např. „Ceník půjčovna“,
  • Cena bez DPH – např. 1500 Kč,
  • Fakturační jednotka – např. půjčujeme za dny,
  • Jistina (kauce) – např. 15 000 Kč.

7. Uložte produkt

• Aby bylo možné produkt půjčovat, je třeba ho naskladnit pomocí příjemky.
• Po uložení je produkt dostupný v katalogu, ale není ještě na skladě.

Důležité poznámky #

• Každý produkt určený k zápůjčce musí mít přiřazenou materiálovou skupinu a sklad.
• Stroje musí být evidovány sériově. Bez konkrétní série není možné stroj půjčit.
• Příslušenství může být navázáno na stroj a automaticky se připojuje k zápůjčce.
• Jistina je nastavena přímo v katalogu produktu a ovlivňuje pokladní doklady.
• Kód produktu může být doplněn o prefix (např. P pro příslušenství) – obvyklé v praxi.

2. Importem pomocí Excel šablony #

Pro hromadné zakládání produktů (například při startu systému nebo větší aktualizaci) je ideální využít import.

K dispozici je předpřipravená šablona produktu a šablona pro balení ve formátu Excel, které uživatelům výrazně usnadní práci.

Stačí vyplnit pouze vybraná pole, která jsou pro vás nezbytná (například název, kód produktu, jednotka).

šablona produktů:

šablona pro balení:

Při importu vám vyjedou 2 okna pro vybrání souboru:

a) soubor s produkty

• zde vyberete soubor s produkty, které chcete naimportovat

b) soubor s balením

• zde vyberete doplňující soubor k produktům, u kterých se vyskytuje více balení
• jednotlivá balení se pak projeví v záložce ,,balení,, u produktu

Poté odkliknete následující potvrzovací okna.

Produkty poté zobrazíte v přehledu.

Naskladnění pomocí příjemky #

Po založení produktů je nutné je naskladnit, aby s nimi bylo možné dále pracovat – například je půjčovat v modulu Půjčovna, nebo vydávat prostřednictvím prodejních procesů.

• Naskladnění probíhá pomocí příjemky v modulu Zásoby, kde se určí množství, sklad a případně i série nebo další atributy.

• naskladnění pomocí příjemky naleznete zde

Po naskladnění se ve „Skladové kartě“ zobrazí množství produktů na skladě

• Na úrovni skladové karty vidíte, kolik máte produktů na skladě celkem.
• Skladová karta se váže na konkrétní produkt a sklad.
• Např. produkt „Vibrační pěch BOMAG“ má na skladě 2 kusy.

⚠️ Na co si dát pozor

• Materiálovou skupinu (MS) je nutné vybrat hned na začátku, protože ovlivňuje generování kódu a další chování produktu.
• Bez aktivní evidence sérií nelze sledovat konkrétní kusy, což je pro zápůjčky zásadní.
• Bez ceny nebo přiřazeného ceníku nelze produkt správně fakturovat.
• Jistina (kauce) se přenáší do pokladny jako příjem – musí být nastavena u produktu, pokud ji požadujete.