Nabídky v ERP systému slouží k evidenci a řízení obchodních nabídek zákazníkům. Umožňují zaznamenat specifikaci nabízených produktů a služeb, ceny, platnost nabídky a další obchodní podmínky. Na základě schválené nabídky lze jednoduše vytvořit Objednávku došlou, což zajišťuje plynulý přechod mezi obchodním jednáním a realizací zakázky. Nabídky pomáhají s organizací prodejního procesu, sledováním stavu obchodních příležitostí a optimalizací workflow v modulu Prodej.
Popis tlačítek ve formuláři nabídky #
1️⃣ Načti z objednávky
- Toto tlačítko umožňuje vytvořit nabídku na základě existující objednávky došlé.
- Po kliknutí se automaticky načtou relevantní údaje z objednávky, jako jsou zákazník, produkty, ceny a další informace.
- Užitečné v případech, kdy potřebujete vytvořit nabídku pro již evidovanou objednávku.
2️⃣ Vystavit objednávku
- Tímto tlačítkem lze převést nabídku na objednávku došlou.
- Automaticky se přenese hlavička dokladu (zákazník, zakázka) i všechny řádky nabídky.
- Po vytvoření objednávky se nabídka přesune do stavu „Objednáno“.
3️⃣ Založit zakázku (= Obchodní zakázku)
- Umožňuje založit obchodní zakázku, ke které se poté vážou všechny doklady související s daným obchodním případem.
- Zakázka slouží ke sledování průběhu obchodu, vyhodnocení ekonomické efektivity a řízení celého procesu od nabídky po fakturaci.
4️⃣ Založit servis (= Servisní zakázku)
Na tuto servisní zakázku lze následně navázat servisní výjezdy, pracovní výkazy, spotřebovaný materiál a fakturaci zákazníkovi.
Slouží k vytvoření servisní zakázky, pokud nabídka obsahuje služby spojené s opravami, údržbou nebo jinými servisními činnostmi.
Stavy nabídek a jejich změna v ERP systému #
V modulu Prodej ERP systému APLEX se nabídky řídí pevně definovanými stavy, které určují jejich aktuální fázi v obchodním procesu. Tyto stavy se automaticky mění na základě zaškrtávacích polí a provedených akcí. Níže je detailní přehled, jak jednotlivé stavy fungují a jak se do nich nabídky dostávají.
1. Zápis #
- Nabídka je ve stavu Zápis, když ji uživatel právě vytvoří a začne upravovat.
- Tento stav znamená, že nabídka je stále rozpracovaná, což je indikováno zaškrtnutým polem „Rozpracováno“ v hlavičce nabídky.
- Uživatel může v této fázi editovat všechny údaje v nabídce, včetně zákazníka, produktů, cen a dalších detailů.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel odebere zaškrtnutí „Rozpracováno“, nabídka se přesune do stavu „Ke schválení“.
2. Ke schválení #
- Nabídka je ve stavu Ke schválení, pokud není zaškrtnuto ani „Rozpracováno“ ani „Schváleno“.
- Tento stav obvykle znamená, že nabídka je hotová a čeká na formální potvrzení nebo kontrolu.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel zaškrtne pole „Schváleno“, nabídka přejde do stavu „Čekání na objednávku“.
3. Čekání na objednávku #
- Nabídka je ve stavu Čekání na objednávku, pokud má zaškrtnuté pole „Schváleno“.
- Tento stav znamená, že nabídka byla formálně schválena a může být použita pro další procesy, například pro vytvoření objednávky došlé.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel použije tlačítko „Vystavit objednávku“, vytvoří se automaticky Objednávka došlá a nabídka přejde do stavu „Objednáno“.
4. Objednáno #
- Stav Objednáno znamená, že na základě nabídky byla vytvořena Objednávka došlá.
- Tato akce se provádí tlačítkem „Vystavit objednávku“, které přenese všechny relevantní informace z nabídky do objednávky.
📌 Co se děje dál?
- Objednávka došlá může být dále zpracována na Dodací list (Prodejku), Fakturu vystavenou nebo Výdejku.
5. Stornováno #
- Nabídka je ve stavu Stornováno, pokud byla zrušena a dále se nezpracovává.
- Tento stav se nastavuje manuálně uživatelem v případě, že zákazník o nabídku nemá zájem nebo pokud došlo k jiné změně obchodního záměru.
📌 Jak stornovat nabídku?
- Uživatel ručně změní stav nabídky nebo použije dostupnou volbu pro její zrušení.
Automatické schvalování v šabloně nabídky #
- Pokud uživatel chce, aby se nabídky automaticky schvalovaly bez nutnosti ručního potvrzování, může v šabloně nabídky zaškrtnout „Schváleno“ přímo v hlavičce dokladu.
- Díky tomu se nově vytvořené nabídky automaticky dostanou do stavu „Čekání na objednávku“, čímž se zrychlí celý obchodní proces.
Shrnutí procesu změny stavu nabídek #
| Stav nabídky | Podmínka pro vstup do stavu | Jak přejít do dalšího stavu? |
|---|---|---|
| Zápis | Nová nabídka s „Rozpracováno“ zaškrtnuto | Odebrání zaškrtnutí „Rozpracováno“ → Ke schválení |
| Ke schválení | „Rozpracováno“ i „Schváleno“ nezaškrtnuto | Zaškrtnutí „Schváleno“ → Čekání na objednávku |
| Čekání na objednávku | „Schváleno“ zaškrtnuto | Kliknutí na „Vystavit objednávku“ → Objednáno |
| Objednáno | Byla vytvořena Objednávka došlá | Další zpracování v modulu Prodej |
| Stornováno | Nabídka byla ručně stornována | Nelze přejít zpět |
Tento systém umožňuje efektivní řízení nabídek a zajišťuje, že proces od vytvoření po objednávku probíhá jasně a systematicky. Pokud chcete automatizovat některé kroky, můžete využít nastavení šablon nabídek. 🚀
Průběh stavů nabídek #
Na záložce průběh se zaznamenávají jednotlivé změny stavů nabídek s datem a časem změny.
Stavy nabídek a jejich změna v ERP systému s doplňkovým schvalovacím procesem #
V modulu Prodej ERP systému APLEX se nabídky řídí pevně definovanými stavy, které reflektují jejich aktuální fázi v obchodním procesu. Kromě základních stavů lze využít i Doplňkový proces schvalování, který rozšiřuje možnosti kontroly a zpětné vazby. Níže je detailní přehled všech stavů a jejich změn.
1. Zápis #
- Nabídka je ve stavu Zápis, když ji uživatel právě vytvoří a začne upravovat.
- Tento stav znamená, že nabídka je stále rozpracovaná, což je indikováno zaškrtnutým polem „Rozpracováno“ v hlavičce nabídky.
- Uživatel může v této fázi editovat všechny údaje v nabídce, včetně zákazníka, produktů, cen a dalších detailů.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel odebere zaškrtnutí „Rozpracováno“, nabídka se přesune do stavu „Ke schválení“.
- Pokud je aktivní Doplňkový proces schvalování, tento stav odpovídá Nerozhodnuto.
2. Ke schválení #
- Nabídka je ve stavu Ke schválení, pokud není zaškrtnuto ani „Rozpracováno“ ani „Schváleno“.
- Tento stav obvykle znamená, že nabídka je hotová a čeká na formální potvrzení nebo kontrolu.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel zaškrtne pole „Schváleno“, nabídka přejde do stavu „Čekání na objednávku“.
- Pokud je aktivní Doplňkový proces schvalování a nabídka je Zamítnuta, zůstává ve stavu Ke schválení.
- Pokud je nabídka Vrácena k přepracování, přejde do stavu Doplnění.
3. Doplnění #
- Nabídka je ve stavu Doplnění, pokud byla vrácena k přepracování v rámci Doplňkového procesu schvalování.
- Tento stav znamená, že nabídka vyžaduje úpravy na základě připomínek schvalovatele.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Po provedení úprav může uživatel opět nabídku poslat ke schválení, čímž se vrátí do stavu Ke schválení.
4. Čekání na objednávku #
- Nabídka je ve stavu Čekání na objednávku, pokud má zaškrtnuté pole „Schváleno“.
- Tento stav znamená, že nabídka byla formálně schválena a může být použita pro další procesy, například pro vytvoření objednávky došlé.
📌 Jak přejít do dalšího stavu?
- Pokud uživatel použije tlačítko „Vystavit objednávku“, vytvoří se automaticky Objednávka došlá a nabídka přejde do stavu „Objednáno“.
- Pokud je aktivní Doplňkový proces schvalování, tento stav odpovídá stavu Schváleno.
5. Objednáno #
- Stav Objednáno znamená, že na základě nabídky byla vytvořena Objednávka došlá.
- Tato akce se provádí tlačítkem „Vystavit objednávku“, které přenese všechny relevantní informace z nabídky do objednávky.
📌 Co se děje dál?
- Objednávka došlá může být dále zpracována na Dodací list (Prodejku), Fakturu vystavenou nebo Výdejku.
6. Stornováno #
- Nabídka je ve stavu Stornováno, pokud byla zrušena a dále se nezpracovává.
- Tento stav se nastavuje manuálně uživatelem v případě, že zákazník o nabídku nemá zájem nebo pokud došlo k jiné změně obchodního záměru.
📌 Jak stornovat nabídku?
- Uživatel ručně změní stav nabídky nebo použije dostupnou volbu pro její zrušení.
Automatické schvalování v šabloně nabídky #
- Pokud uživatel chce, aby se nabídky automaticky schvalovaly bez nutnosti ručního potvrzování, může v šabloně nabídky zaškrtnout „Schváleno“ přímo v hlavičce dokladu.
- Díky tomu se nově vytvořené nabídky automaticky dostanou do stavu „Čekání na objednávku“, čímž se zrychlí celý obchodní proces.
Shrnutí procesu změny stavu nabídek #
| Stav nabídky | Podmínka pro vstup do stavu | Jak přejít do dalšího stavu? |
|---|---|---|
| Zápis | Nová nabídka s „Rozpracováno“ zaškrtnuto | Odebrání zaškrtnutí „Rozpracováno“ → Ke schválení |
| Ke schválení | „Rozpracováno“ i „Schváleno“ nezaškrtnuto | Zaškrtnutí „Schváleno“ → Čekání na objednávku |
| Doplnění | Nabídka vrácena k přepracování v doplňkovém procesu | Oprava nabídky → Ke schválení |
| Čekání na objednávku | „Schváleno“ zaškrtnuto | Kliknutí na „Vystavit objednávku“ → Objednáno |
| Objednáno | Byla vytvořena Objednávka došlá | Další zpracování v modulu Prodej |
| Stornováno | Nabídka byla ručně stornována | Nelze přejít zpět |
Tento systém umožňuje efektivní řízení nabídek a zajišťuje, že proces od vytvoření po objednávku probíhá jasně a systematicky. Doplňkový proces schvalování poskytuje možnost detailnější kontroly a schvalovacího workflow, které lze volitelně aktivovat podle potřeby. 🚀
