APLEX ERP dokumentace

Modul Zápůjčky slouží ke kompletní správě půjčování strojů, zařízení, příslušenství a souvisejících služeb zákazníkům. Umožňuje zadání nových zápůjček, sledování jednotlivých zapůjčených položek včetně sériových čísel, vracení, fakturace a přehledů.

Celý proces je navržen tak, aby byl rychlý, přehledný a zároveň přesně evidoval každý pohyb a změnu stavu.

🔗 Provázanost s ostatními částmi systému #

• Katalog produktů – zápůjčka pracuje s produkty evidovanými v katalogu, často se sériovým číslem.
• Sklad – zápůjčka způsobí skladový výdej konkrétní série (pohyb 82).
• Série a výrobní čísla – každý stroj nebo zařízení se sleduje samostatně.
• Příslušenství – navázané produkty se přidávají automaticky ke stroji.
• Fakturace – ze zápůjčky se vystavuje prodejka (dodací list) a následně faktura.
• Kalendář dostupnosti – sleduje, které série jsou volné pro nové zápůjčky.

🪜 Postup vytvoření nové zápůjčky #

1. Založte novou zápůjčku
   • V seznamu zápůjček klikněte na „Nová zápůjčka“.
2. Zadejte základní údaje
   • Vyberte zákazníka (firmu), termín od-do, pobočku, případně zakázku.
     • u zákazníka lze nastavit sleva, víkendy/svátky zdarma, nepožadování jistiny aj.
     • kdybyste chtěli slevu rozepsat konkrétněji, nevyplňujte ji v základních údajích ale v kartě slevy a ceny
   • 
   • Zadejte poznámku pro interní potřebu nebo tisk.
3. Přidejte produkty
   • Vyberte hlavní produkt (např. stroj) a konkrétní sérii (výrobní číslo).
   • Systém automaticky doplní příslušenství, pokud je navázané na stroj.
   • Na řádcích lze upravit:
     • počet kusů,
     • cenu (dle ceníku),
     • fakturační jednotku,
   • 
4. Uložte zápůjčku
   • Při uložení zápůjčky se zobrazí rekapitulační tabulka s možnostmi dalšího zpracování.
     • Pokud je u daného zákazníka nastavena požadovaná jistina, zaškrtněte pole „Přijmout jistinu“. Tím zároveň aktivujete možnost vytisknout pokladní doklad o přijetí jistiny.
     • Přehled jistin pak naleznete v Pokladní knize
     • Pokud zákazník jistinu neskládá (např. má tuto výjimku nastavenou v kartě firmy), ponechte pole nezaškrtnuté.
     • Chcete-li zákazníkovi rovnou předat smlouvu o zápůjčce, zaškrtněte volbu „Tisk smlouvy“ – dokument se ihned vygeneruje a otevře k tisku.
   • Po uložení se produkty rezervují nebo rovnou vydávají na sklad dle nastavení.
   • 

🪜 Postup vrácení zápůjčky #

1. Zápůjčku můžete vrátit dvěma způsoby:
   • Otevřením konkrétní zápůjčky – kliknutím na ,,Opravit“ zápůjčku a následným stisknutím tlačítka „Vrátit vše“.
   • Přímo z přehledu zápůjček – najeďte myší na danou zápůjčku a klikněte na volbu „Vrátit“.
2. Automatické označení položek k vrácení
   • Pokud kliknete na tlačítko „Vrátit“ (v přehledu nebo uvnitř zápůjčky), systém automaticky označí všechny položky k vrácení.
   • Datum a čas vrácení se nastaví podle aktuálního času, kdy bylo tlačítko stisknuto.
   • Tento údaj můžete následně upravit, ale pouze ručně po jednotlivých položkách.
3. Ruční vrácení položek
   • Místo hromadného vrácení můžete označit jen vybrané položky, které byly skutečně vráceny.
   • U každé označené položky lze libovolně zadat:
     • vlastní datum a čas vrácení,
     • případně přidat poznámku nebo úpravu (např. sleva).
4. Úprava množství vrácení
   • Pokud produkt není evidován po sériích, ale podle šarže, je možné upravit množství vracených kusů (např. vrátit jen část z dodaného množství).
   • U produktů evidovaných po sériích (s výrobním číslem) se vrací každý kus samostatně, množství je tedy vždy 1 ks.
5. Uložte vrácení
   • Po potvrzení vrácení se automaticky vytvoří příjemka na sklad (s druhem pohybu 42 – Vratka zápůjčky).
   • Stav vrácených sérií se aktualizuje na „Na skladě“, a tyto kusy se znovu objeví jako dostupné v kalendáři rezervací.

🧾 Vyúčtování zápůjčky #

1. Zohledněte jistinu
   • Pokud byla vybírána jistina, při vracení ji vždy:
     • vracíte zákazníkovi – zadáte výši vracené částky a datum,
     • a případně vystavíte výdajový pokladní doklad (např. v hotovosti).
   • V systému nezůstává žádný zůstatek jistiny pro další použití.
2. Zvolte způsob vyúčtování
   • Vyberte, zda chcete vystavit:
     • Dodací list (DL) – slouží jako podklad pro fakturaci:
       • fakturu můžete vystavit ihned (zaškrtnutím volby „Fakturovat“ nebo v případě, že máme nastaveno přímo u odběratele)
       • nebo později, např. souhrnně na konci měsíce.
     • Prodejku – hotovostní vyúčtování:
       • daňový doklad se vytvoří automaticky,
       • fakturaci již není třeba samostatně zaškrtávat.
3. Doklady lze rovnou vytisknout
4. Zkontrolujte, co bylo vydáno a co vráceno
   • Fakturují se pouze položky, které byly skutečně vydané (tj. fyzicky u zákazníka).
   • Případně se zohledňuje i délka trvání zápůjčky.
5. Dodací list i fakturace lze udělat hromadně v modulu Fakturace

• Zápůjčky pak přehledně uvidíte v kalendáři rezervací.