Než začnete v systému APLEX pracovat se zápůjčkami, je nezbytné provést jednorázové systémové nastavení, které zajistí správnou funkčnost celého modulu. Tato část slouží jako příprava na samotný provoz půjčovny a zajišťuje, že všechny číselníky, doklady a funkce spolu budou správně komunikovat.
🧩 Podnikové parametry – aktivace půjčovny a nastavení výchozích hodnot #
Než začnete se zápůjčkami, je nutné systém připravit. Přesná cesta do nastavení v systému je:
Podnikové nastavení → Nastavení programu → Data → sekce „Půjčovna“
V této části definujete klíčové parametry, které systém automaticky doplňuje do každé nově založené zápůjčky nebo s ní souvisejícího dokladu.
Doporučujeme nastavit:
- Kód ceníku půjčovné – např.
PUJ - Centrální sklad půjčovny – např.
1 - Kódy druhů pohybů (DP):
35– Převzetí jistiny42– Příjem na sklad (např. z výroby)75– Vratka jistiny82– Výdej ze skladu (samotná zápůjčka)
Dále jsou zde další volby týkající se fakturace, např.:
- Povolit vždy DL k fakturaci
- Průběžná fakturace (default)
- Při vrácení nenabízet DL / FV
- Půjčovna bez jistiny
- Fakturace týdně / pouze dny / vždy fakturovat
🛠️ Tyto kódy musí být předem založeny v číselnících druhů pohybů a pokladen, jinak je nebude možné v nastavení vybrat. V případě nejasností kontaktujte podporu Aplex.
🛡️ Pojištění zápůjček (parametry S0098 a S0099) #
Systém APLEX umožňuje využívat funkci pojištění zápůjček, která se automaticky promítá do každého dokladu. Nastavení probíhá pomocí parametrů:
S0098– vyžaduje pojištění (garanci) při založení zápůjčky, počítá se z celkové ceny po slevě,S0099– nastavuje výchozí sazbu pojištění konkrétního produktu (např. 3 % z ceny).
👥 Zadávání a vyhledávání firem a osob #
Pro správné fungování půjčovny v systému APLEX je důležité mít správně zadané a snadno dohledatelné údaje o firmách a osobách. Tyto informace se využívají při rezervaci, zápůjčce, fakturaci nebo při kontrolách finančních limitů.
Kde najdete? #
Modul CRM → Adresář → Firmy / Osoby
- Základní informace o firmách zadáváte v sekci Firmy.
- Záznamy fyzických osob naleznete pod sekcí Osoby, která je dostupná přímo pod firmami.
Co doporučujeme nastavit #
- Zadávejte firmy přes ARES
Vyhledejte firmu podle IČO nebo názvu a načtěte údaje přes napojení na registr ARES. Zajistíte si tím správnost údajů. - Kontrolujte duplicity
Systém automaticky upozorní, pokud zadáváte firmu nebo osobu, která již existuje – pomáhá předejít zbytečnému duplicitnímu zadávání. - Využívejte fulltextové vyhledávání
Můžete zadat více údajů najednou (např. název, město, telefon) a rychle tak vyhledat konkrétního zákazníka nebo kontakt. - Filtrování dle poboček a odpovědných osob
Adresář umožňuje využívat vlastní filtry – např. pro zobrazení kontaktů dle poboček nebo konkrétní odpovědné osoby.
Specifika pro půjčovnu
- Individuální nastavení podmínek pro zákazníky
U každé firmy/osoby lze nastavit:- zda zákazník skládá jistinu,
- jaké má nastavené slevy nebo ceny,
- jaká je jeho zakázka nebo typ fakturace (např. měsíční souhrn).
- Upozornění systému
- Překročení limitu pohledávek po splatnosti (např. nad 50 000 Kč).
- Více aktivních zápůjček u fyzické osoby – systém zobrazí upozornění, včetně výpisu aktuálně zapůjčených produktů.
🧾 Číselník středisek #
Střediska slouží k rozlišení jednotlivých poboček nebo organizačních jednotek, např. Praha – půjčovna, Brno – půjčovna atd. Umožňují:
- sledovat zápůjčky a rezervace podle lokace,
- filtrovat přehledy a kalendáře dle pobočky,
- nastavovat samostatné řady dokladů (faktury, DL, pokladní doklady) pro každé středisko.
Každý typ dokladu může být navázán na jiné středisko. Je proto důležité mít číselník středisek předem připravený, aby se s ním dalo následně pracovat v celém procesu půjčovny.
Postup nastavení středisek
- Přejděte do číselníku Střediska
Tento číselník najdete v menu:Účetnictví → Číselníky → Střediska - Založte nový kód střediska
Doporučujeme jednoznačné označení podle lokace, např.:P1– Praha 1 – půjčovnaO1– Ostrava 1 – půjčovna
- Doplňte název a další údaje
- Vyplňte dokladovou řadu ke středisku
Ke každému středisku je nutné přiřadit odpovídající dokladovou řadu (např. pro faktury, dodací listy, pokladní doklady apod.).
Tyto řady je nejprve potřeba vytvořit v číselníku:Nastavení → Číselníky → Řady dokladů - Středisko se následně propisuje do:
- šablon dokladů (např. DL, FV),
- řádků zápůjček,
- faktur a pokladních dokladů.
🛠 Tip: Většina těchto nastavení je přednastavena technickou podporou Aplex při nasazení systému.
Pokud potřebujete něco upravit dodatečně, doporučujeme využít tento návod.
V případě nejasností nebo nefunkčnosti některých prvků kontaktujte přímo podporu Aplex.
🧾Číselník pokladen a druhů pokladních pohybů #
V rámci evidence půjčoven je důležité mít správně nastavené pokladny, přes které probíhá příjem i výdej hotovostních částek – nejčastěji tržby a jistiny.
- Vytvořte pokladní řadu pro tržby (např.
PO) a řadu pro jistiny (např.JI). - V číselníku DP pokladny nastavte rozdílné analytické účty pro jistiny, tržby…
