APLEX ERP dokumentace

Založení zápůjčky (rezervace stroje) #

V systému APLEX ERP můžete vytvořit zápůjčku třemi způsoby – podle toho, co právě potřebujete řešit se zákazníkem. Každý typ má své specifické chování a dopady na sklad, kalendář i fakturaci.

Všechny tři varianty vedou ke vzniku zápůjčky, liší se však stupněm zpracování a návazností na skladové pohyby.

🧩 Přehled návazností

A) Rezervace zápůjčky #

Kdy použít:

Když zákazník poptává konkrétní termín, ale ještě nepotvrdil, že si produkt zapůjčí.
Ideální pro zajištění dostupnosti – zařízení se „zablokuje“ v kalendáři.

Možnosti založení:

1. Rezervace z kalendáře #

• Otevřete Kalendář dostupnosti.
• Vyberte sklad a produkt.
• Myší označte období (např. 12. 6. – 15. 6.).
• Pravým tlačítkem zvolte + Nová rezervace.
• Vyplňte hlavičku dokladu, případně přidejte poznámku.
• Uložte.

2. Rezervace přímo v modulu Zápůjčky #

• Klikněte na Nová zápůjčka.
• Zaškrtněte pole Rezervace.
• Vyplňte pole Rezervace od / do.
• Přidejte produkty, poznámku, zákazníka (nepovinné).
• Uložte.

B) Nabídka #

Kdy použít:

Pokud zákazník poptává konkrétní zařízení, ale chce znát cenu nebo podmínky. Nabídka slouží jako návrh – teprve po potvrzení ze strany zákazníka přecházíte na zápůjčku.

Postup:

• Klikněte na Nová zápůjčka.
• Nezaškrtávejte pole Rezervace ani nevyplňujte pole Zapůjčeno od / do.
• Přidejte zákazníka, produkty, ceny, poznámky.
• Uložte – doklad je nyní v režimu nabídka.
• Jakmile zákazník schválí:
  • Otevřete nabídku,
  • Vyplňte pole Zapůjčeno od / do,
  • Uložte – nabídka se tím promění v ostrou zápůjčku.

C) Přímá zápůjčka #

Kdy použít:
Přímou zápůjčku použijte v případě, že zákazník zařízení ihned přebírá a dochází k jeho okamžitému výdeji ze skladu. Tato varianta přeskočí fázi rezervace nebo nabídky a doklad je po uložení ihned považován za aktivní. Zápůjčka se zároveň automaticky propojí se skladovým výdejem (DP 82).

Postup:

• Klikněte na Nová zápůjčka.
• Nezaškrtávejte pole Rezervace ani Nabídnout.
• Vyplňte pole Zapůjčeno od / do – jedná se o reálné datum zapůjčení zařízení zákazníkovi.
• Vyberte zákazníka, produkt a konkrétní sérii nebo šarži.
• Pokud jde o běžné zboží, zadejte také sklad.
• Nastavte další volby dle potřeby:
  • Přijetí jistiny – pokud je vyžadována, zobrazí se nabídka na její přijetí (pokladní doklad).
  • Způsob fakturace – vyberte, zda se bude fakturovat přes dodací list nebo prodejku.
  • Tisk smlouvy nebo jiného dokladu – např. předávací protokol.
• Po uložení dokladu dojde automaticky k vytvoření skladového výdeje a zápůjčka se stane aktivní.

Po uložení zápůjčky systém zobrazí okno, kde je možné:

• Přijmout jistinu – vytvoří se pokladní doklad.
• Vytisknout smlouvu nebo jiný výstup – podle nastavené šablony.
• V případě prodejky ihned vytvořit daňový doklad.

Výdej zápůjčky na sklad (pohyb 82) #

Výdej zapůjčeného zařízení ze skladu se v systému APLEX provádí prostřednictvím tlačítka „Zapůjčit“. Tento krok vytvoří skladový výdej s druhem pohybu DP 82 – Zápůjčka, kterým se konkrétní kus (série) vyskladní.

Postup se liší podle toho, jaký typ zápůjčky byl zvolen:

🪜 Postup krok za krokem #

🔹 Pokud se jedná o rezervaci nebo nabídku:

1. Otevřete zápůjčku, kterou chcete zapůjčit.
2. Klikněte na tlačítko „Zapůjčit“.
3. Zvolte období, na které chcete produkt půjčit – systém umožní upravit datum a čas od–do.
4. Potvrzením se automaticky vytvoří skladový výdej (DP 82) a série se označí jako vydaná.
5. 

🔹 Pokud zakládáte rovnou zápůjčku:

• Po uložení dokladu se výdej provede automaticky, bez nutnosti kliknout na tlačítko „Zapůjčit“.

Kopie zápůjček do dalšího měsíce #

Kopie zápůjčky slouží k případům, kdy zákazník pokračuje v zápůjčce i v dalším kalendářním měsíci. Díky kopii zápůjčky zachováte strukturu a obsah původního dokladu, ale oddělíte časové období – např. pro přehlednější fakturaci a správu protokolů.

Postup kopie zápůjčky: #

1. Označte zápůjčku, která má být ukončena
   → Otevřete přehled zápůjček (Kniha zápůjček).
   → Najděte zápůjčku, která trvá do konce měsíce (např. 31.05.).
2. Vrácení zápůjčky
   → V zápůjčce nastavte vrácení ke konci měsíce – např. k 31.05.
   → Program při vrácení vytvoří dodací list k fakturaci.
   → Tím dojde k uzavření původního období.
3. Kopie zápůjčky do nového měsíce
   → Pravým tlačítkem myši klikněte na vrácenou zápůjčku.
   → Vyberte možnost „Vytvořit kopii zápůjčky“.
   → Otevře se nová zápůjčka se zkopírovaným obsahem.
4. Úprava nového dokladu
   → V novém dokladu upravte datum „Zapůjčeno od“ na první den nového měsíce – např. 01.06.
   → Zkontrolujte údaje a uložte.

V posledním kroku vytisknete předávací protokol a DL.

Vrácení zápůjčky (pohyb 42), vyúčtování a vratka jistiny #

• veškeré informace a návody naleznete zde

Sledování kapacit a dostupnosti v kalendáři #

Kalendář rezervací v systému APLEX slouží k rychlému a přehlednému zobrazení dostupnosti produktů podle jejich typů (např. vibrační desky, brusky…). Uživatel v něm snadno zjistí, kolik kusů je k dispozici v konkrétní den, zda jsou rezervované nebo zapůjčené, a může z něj rovnou vytvářet nové rezervace.

Interakce s kalendářem #

• Po kliknutí na políčko se v pravé části zobrazí:
  • konkrétní rezervace (včetně sérií),
  • zákazník,
  • termín zápůjčky od–do.
• Novou rezervaci lze vytvořit přímo v kalendáři:
  1. Myší označíte období, které chcete rezervovat.
  2. Kliknete pravým tlačítkem a zvolíte „+ Nová rezervace“.
• Vytvořenou rezervaci lze později:
  • otevřít,
  • upravit,
  • nebo ji převést na zápůjčku.

• podrobný návod naleznete zde

📌 Důležité poznámky: #

• Kalendář zobrazuje dostupnost podle skupin skladů – např. Praha, Brno.
• Pracuje s celkovým množstvím daného typu produktu, ne se sériovými čísly.
• V případě, že je série zapůjčena, nezobrazuje se jako dostupná.
• Rezervace vytvořená z kalendáře je klasickou zápůjčkou ve stavu „rezervace“ a dále se zpracovává běžným způsobem.

Fakturace #

Fakturace je závěrečným krokem procesu zápůjčky. V systému APLEX můžete fakturovat jednotlivé zápůjčky samostatně přímo při vracení (pomocí dodacího listu nebo prodejky), nebo provést hromadnou fakturaci více zápůjček najednou v modulu Fakturace. Tím se výrazně zjednoduší měsíční vyúčtování.

Způsoby fakturace #

🔹 Fakturace jednotlivých zápůjček:

• Probíhá přímo při vyúčtování vratky.
• Můžete zvolit:
  • Dodací list (DL) → z něj následně fakturu:
    • ihned po vrácení (zaškrtnete pole „Fakturovat“),
    • nebo až později (např. hromadně na konci měsíce).
  • Prodejku:
    • pro hotovostní vyúčtování,
    • vytvoří se rovnou daňový doklad – není potřeba zaškrtávat „Fakturovat“.
• podrobný postup naleznete zde

🔹 Hromadná fakturace (modul Fakturace):

• Slouží ke zpracování více zápůjček najednou.
• Využívá se např. pro měsíční vyúčtování všech zápůjček daného zákazníka.
• Systém umožňuje:
  • vytvořit pouze dodací listy (faktura se vytvoří později),
  • nebo rovnou vytvořit dodací listy a faktury.
• podrobný postup naleznete zde

📌 Důležité poznámky: #

• Fakturují se pouze položky, které byly skutečně vydané.
• Nefakturuje se položka, která nebyla vrácena nebo zapůjčena.
• V systému není možné provést duplicitní vyúčtování – vyúčtované zápůjčky se znovu v modulu Fakturace nezobrazují.
• Způsob fakturace si volíte při vracení nebo hromadně – podle potřeby zákazníka.