APLEX ERP dokumentace

Založení zápůjčky (rezervace stroje) #

V systému APLEX lze zápůjčku založit různými způsoby v závislosti na tom, v jaké fázi se zákazník nachází:

• Rezervace – slouží k blokaci dostupného zařízení na konkrétní termín.
• Nabídka – umožňuje připravit přehled položek a cenu k odsouhlasení zákazníkem.
• Zápůjčka – představuje ostrý proces zápůjčení, kdy se zařízení rovnou vydává.

Všechny tři varianty vedou ke vzniku zápůjčky, liší se však stupněm zpracování a návazností na skladové pohyby.

🪜 Postup krok za krokem #

1. Založte novou zápůjčku
   • V přehledu zápůjček klikněte na „Nová zápůjčka“ nebo vytvořte rezervaci v kalendáři.
2. Zvolte typ zápůjčky
   • Vyberte, zda se jedná o rezervaci, nabídku nebo přímou zápůjčku.
   • Typ ovlivní další průběh zpracování – např. okamžitou dostupnost k výdeji, nebo nutnost schválení nabídky.
   • 
3. Zadejte základní údaje
   • Zákazník / odběratel – vyberte z číselníku firem.
   • Termín zápůjčky – od kdy do kdy bude zápůjčka probíhat.
   • Poznámka – volitelné doplnění, lze zobrazit na smlouvě.
4. Přidejte produkty k zápůjčce
   • Vyberte hlavní produkt (např. stroj) a konkrétní sérii.
   • Pokud je k produktu navázané příslušenství, systém jej automaticky přidá.
   • Můžete upravit:
     • množství (pouze u šaržovaných položek),
     • cenu (podle ceníku),
     • slevu, sazbu DPH, text řádku.
5. Uložte zápůjčku
   • Po uložení se doklad zařadí mezi rezervace, nabídky nebo aktivní zápůjčky.
   • Produkty se v systému rezervují, ale nejsou zatím vydané ze skladu.

Výdej zápůjčky na sklad (pohyb 82) #

Výdej zapůjčeného zařízení ze skladu se v systému APLEX provádí prostřednictvím tlačítka „Zapůjčit“. Tento krok vytvoří skladový výdej s druhem pohybu DP 82 – Zápůjčka, kterým se konkrétní kus (série) vyskladní.

Postup se liší podle toho, jaký typ zápůjčky byl zvolen:

🪜 Postup krok za krokem #

🔹 Pokud se jedná o rezervaci nebo nabídku:

1. Otevřete zápůjčku, kterou chcete zapůjčit.
2. Klikněte na tlačítko „Zapůjčit“.
3. Zvolte období, na které chcete produkt půjčit – systém umožní upravit datum a čas od–do.
4. Potvrzením se automaticky vytvoří skladový výdej (DP 82) a série se označí jako vydaná.
5. 

🔹 Pokud zakládáte rovnou zápůjčku:

• Po uložení dokladu se výdej provede automaticky, bez nutnosti kliknout na tlačítko „Zapůjčit“.

Vrácení zápůjčky (pohyb 42), vyúčtování a vratka jistiny #

• veškeré informace a návody naleznete zde

Sledování kapacit a dostupnosti v kalendáři #

Kalendář rezervací v systému APLEX slouží k rychlému a přehlednému zobrazení dostupnosti produktů podle jejich typů (např. vibrační desky, brusky…). Uživatel v něm snadno zjistí, kolik kusů je k dispozici v konkrétní den, zda jsou rezervované nebo zapůjčené, a může z něj rovnou vytvářet nové rezervace.

Interakce s kalendářem #

• Po kliknutí na políčko se v pravé části zobrazí:
  • konkrétní rezervace (včetně sérií),
  • zákazník,
  • termín zápůjčky od–do.
• Novou rezervaci lze vytvořit přímo v kalendáři:
  1. Myší označíte období, které chcete rezervovat.
  2. Kliknete pravým tlačítkem a zvolíte „+ Nová rezervace“.
• Vytvořenou rezervaci lze později:
  • otevřít,
  • upravit,
  • nebo ji převést na zápůjčku.

• podrobný návod naleznete zde

📌 Důležité poznámky: #

• Kalendář zobrazuje dostupnost podle skupin skladů – např. Praha, Brno.
• Pracuje s celkovým množstvím daného typu produktu, ne se sériovými čísly.
• V případě, že je série zapůjčena, nezobrazuje se jako dostupná.
• Rezervace vytvořená z kalendáře je klasickou zápůjčkou ve stavu „rezervace“ a dále se zpracovává běžným způsobem.

Fakturace #

Fakturace je závěrečným krokem procesu zápůjčky. V systému APLEX můžete fakturovat jednotlivé zápůjčky samostatně přímo při vracení (pomocí dodacího listu nebo prodejky), nebo provést hromadnou fakturaci více zápůjček najednou v modulu Fakturace. Tím se výrazně zjednoduší měsíční vyúčtování.

Způsoby fakturace #

🔹 Fakturace jednotlivých zápůjček:

• Probíhá přímo při vyúčtování vratky.
• Můžete zvolit:
  • Dodací list (DL) → z něj následně fakturu:
    • ihned po vrácení (zaškrtnete pole „Fakturovat“),
    • nebo až později (např. hromadně na konci měsíce).
  • Prodejku:
    • pro hotovostní vyúčtování,
    • vytvoří se rovnou daňový doklad – není potřeba zaškrtávat „Fakturovat“.
• podrobný postup naleznete zde

🔹 Hromadná fakturace (modul Fakturace):

• Slouží ke zpracování více zápůjček najednou.
• Využívá se např. pro měsíční vyúčtování všech zápůjček daného zákazníka.
• Systém umožňuje:
  • vytvořit pouze dodací listy (faktura se vytvoří později),
  • nebo rovnou vytvořit dodací listy a faktury.
• podrobný postup naleznete zde

📌 Důležité poznámky: #

• Fakturují se pouze položky, které byly skutečně vydané.
• Nefakturuje se položka, která nebyla vrácena nebo zapůjčena.
• V systému není možné provést duplicitní vyúčtování – vyúčtované zápůjčky se znovu v modulu Fakturace nezobrazují.
• Způsob fakturace si volíte při vracení nebo hromadně – podle potřeby zákazníka.