Záložka Karty zaměstnanců je hlavní evidencí každého zaměstnance v systému APLEX ERP. Slouží k zadávání a správě veškerých personálních a mzdových údajů zaměstnanců, které jsou dále využívány při výpočtu mezd, generování výkazů a komunikaci s úřady.
Středisko – kmenové středisko, ke kterému je zaměstnanec přiřazen. Slouží pro organizační členění firmy a následné vyhodnocování mezd nebo nákladů.
Adresa – adresa trvalého bydliště. Zadává se ručně jako text (ulice, číslo popisné, město), poté lze využít tlačítko ARES pro automatické doplnění údajů dle číselníku.
E-mail – slouží pro zasílání výplatních pásek e-mailem. Systém při odesílání automaticky pracuje s adresou uvedenou na kartě zaměstnance.
Zkušební doba – volitelný údaj, který slouží pro evidenci trvání zkušební lhůty v pracovním poměru.
Klasifikace vzdělání – údaje důležité pro statistiku a případné výkazy. Zadávají se podle číselníku nebo formou volného textu.
Mzdové údaje se v systému evidují pro konkrétní kalendářní rok a měsíc. Toto časové členění umožňuje zpětně dohledat, jaké údaje byly platné při výpočtu čistých mezd v daném období, a zároveň umožňuje zadat změnu s platností do budoucna – např. novou sazbu, která se použije od konkrétního měsíce.
Přehled mzdových údajů:
Podepsal prohlášení k dani? – označuje, zda zaměstnanec podepsal Prohlášení poplatníka k dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
Roční zúčtování daně? – zaškrtnutím pole označíte, že zaměstnanec požádal o provedení ročního zúčtování daně.
Aktuální slevy na dani – výběr konkrétních slev z číselníku (např. poplatník, dítě, student, invalidita, manželka bez příjmů).
Zdravotní pojišťovna – výběr pojišťovny, u které je zaměstnanec evidován.
Zdravotní a sociální pojištění – zatržením označíte, že pracovní poměr zakládá účast na pojištění.
Varianta výpočtu pojištění – specifikuje podmínky pro dopočet pojistného (např. při překročení limitu).
Pracovní úvazek
Denní úvazek hodin – počet hodin za den
Týdenní úvazek dní – počet pracovních dní v týdnu
Týdenní úvazek hodin – program vypočítá automaticky
Dovolená
Nárok v hodinách – roční nárok na dovolenou v hodinách
Převod z minulého roku – nevyčerpaný zůstatek dovolené
Zůstatek – vypočtený rozdíl mezi nárokem a čerpáním
Typ rozvržení pracovní doby – výběr mezi „pevnou pracovní dobou“ a „pružnou pracovní dobou“ dle rozevíracího seznamu.
Mzdové sazby
Měsíční mzda
Záloha – částka pravidelné zálohy
Hodinová sazba
Osobní hodnocení
Služební vozidlo – soukromé užívání Pokud zaměstnanec používá služební vozidlo i pro soukromé účely, zadává se zde příslušná částka (1 % nebo 0,5 % z pořizovací ceny vozidla), která se přičítá ke zdanitelnému příjmu.
Aktuální měsíční údaje (oranžově zvýrazněné)
V této části vidíte aktuální platné mzdové údaje zaměstnance pro zvolené období. Pomocí výběru měsíce si můžete zobrazit údaje platné v jiných měsících.
Tlačítkem Nový měsíc lze dopředu zadat údaje, které mají začít platit od dalšího měsíce. Typicky se zde zapisují změny:
slouží k zadávání srážek, které mají být automaticky zahrnuty při výpočtu čisté mzdy. Tyto srážky se při zpracování mezd nejen uplatní, ale zároveň se k nim vytvoří závazky do saldokonta.
Zadání srážky zde je pohodlnější než opakované ruční pořizování v každém mzdovém dokladu.
Typy zadávaných srážek:
Převod výplaty na účet (580)
Druh mzdy 580 – Převod výplaty na účet je srážka, kterou je třeba vždy nastavit u zaměstnanců, kteří dostávají mzdu převodem na účet. V opačném případě systém mzdu označí jako výplata v hotovosti.
Důležitá specifika:
Druh mzdy 580 musí mít účtový předpis nastaven jako:
331100 / 331200, kde účet 331200 musí být označen jako saldokontní účet.
Jen takto nastavený druh mzdy umožní, aby se výsledná částka:
nabídla v Příkazu k úhradě,
a byla automaticky spárována v bance při načtení elektronického výpisu.
Ve srážce je nutné vyplnit:
číslo účtu příjemce (zaměstnance),
variabilní symbol (např. rodné číslo, VS podle interního systému),
případně specifický a konstantní symbol.
Záloha na mzdu (568) Zadává se částka měsíční zálohy, která se automaticky odečte při výpočtu mezd. Částku lze měnit každý měsíc. Mimořádné zálohy lze zadat přímo v mzdovém dokladu.
Exekuční srážky Zadávají se podle typu:
522 – Exekuce (přednostní)
523 – Jiné přednostní srážky
524 – Exekuce (nepřednostní)
525 – Exekuce bez omezení
526 – Jiná srážka bez omezení Dále se uvádí počet vyživovaných osob, pořadí srážky, typ výpočtu (např. zbytek čisté mzdy, měsíční částka) a údaje o příjemci (číslo účtu, VS, poznámka).
Ostatní srážky Například škody, spoření, pojištění apod. Ve sloupci Subjekt se zadává, komu je srážka určena.
Pole Typ výpočtu určuje, jakým způsobem se má konkrétní srážka ze mzdy vypočítat. Podle typu zvolené srážky použijte odpovídající možnost:
Dle druhu mzdy – výpočet se řídí nastavením druhu mzdy v číselníku.
Měsíční splátka – pevně stanovená měsíční částka ke sražení.
Procenta základu SP – výpočet jako procento ze základu pro sociální pojištění.
Procenta základu ZP – výpočet jako procento ze základu pro zdravotní pojištění.
Procento z čisté mzdy – srážka se vypočítá jako procento z čisté mzdy.
Zbývá splatit – výpočet probíhá až do splacení zadané celkové částky.
Zbytek čisté mzdy – ze mzdy se srazí vše, co zůstane po odečtení ostatních srážek.
Daňový bonus – typ pro zohlednění daňového bonusu (dle specifického použití v systému).
Použití správného typu výpočtu je důležité zejména u exekučních a přednostních srážek, kde má pořadí a způsob výpočtu vliv na rozdělení srážených částek.
Záložka Školení, prohl. slouží k evidenci důležitých povinností zaměstnance spojených s pracovní způsobilostí a zákonnými požadavky. Umožňuje zaznamenat absolvovaná školení a zdravotní prohlídky včetně termínů platnosti.
Co lze v záložce evidovat:
Zdravotní prohlídky – zadávají se informace o platnosti poslední lékařské prohlídky a datum následující kontroly.
Školení – přehled školení zaměstnance, např. bezpečnost práce, požární ochrana a další dle interních předpisů nebo legislativy.
U každé položky lze evidovat datum platnosti a termín dalšího školení nebo prohlídky.
Zadávání těchto údajů pomáhá zaměstnavateli sledovat zákonné povinnosti a plánovat včasné obnovení školení a lékařských prohlídek.
Záložka Nemocenské slouží k evidenci dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance. Zadané údaje se promítají do výpočtu mzdy v příslušném měsíci a slouží jako podklad pro hlášení OSSZ.
Způsoby zadání nemocenské:
Ruční zadání – uživatel zadá neschopenku přímo do záložky na kartě zaměstnance, včetně dat „Od“ a případně „Do“.
Import z VREP nebo datové schránky – nemocenské lze přenést elektronicky.
Přijaté dávkové hlášení program automaticky doplní k příslušnému zaměstnanci,
podmínkou je, že zaměstnanec už musí být v systému evidován.
Postup zadání:
Záznam o nemocenské se zadává ihned na kartu zaměstnance, bez ohledu na aktuálně zpracovávaný měsíc.
Zadává se datum od (začátek pracovní neschopnosti), případně datum do (ukončení neschopnosti), pokud je znám.
Chování programu při zpracování:
Pokud je zadáno datum ukončení, program vytvoří mzdy do začátku neschopnosti a po jejím konci pokračuje výpočtem mzdy do konce měsíce.
Pokud nemocenská přesahuje do dalšího měsíce, pokračuje její výpočet automaticky v dalším období.
Pokud není zadáno datum do, nemocenská se považuje za trvající.
Mzdový doklad a formulář N – Nemocenská
V měsíčním mzdovém dokladu se použije formulář typu „N – Nemocenská“.
Aby bylo možné tento formulář použít v předvolbě na kartě zaměstnance, musí být předem nadefinován v číselníku mzdových formulářů.
U formuláře „N“ je nutné mít zaškrtnuto:
Vazba na nemocenskou – zajistí propojení s evidencí nemocenské na kartě zaměstnance.
Doplnit datum – umožňuje doplnit konkrétní období, ke kterému se nemocenská vztahuje.
Pouze správně nastavený mzdový formulář umožní, aby se v dokladu korektně načetly údaje zadané v záložce Nemocenské.
Záložka Dovolené slouží k evidenci plánované a čerpané dovolené zaměstnance. Zadáním dovolené na kartu zaměstnance se tyto informace automaticky zohlední při výpočtu mzdy za daný měsíc.
Zadání dovolené:
Dovolená se zadává ihned na kartu zaměstnance, bez ohledu na to, který měsíc je aktuálně zpracováván.
Program reaguje podle zadaného data, a dovolenou zpracuje v odpovídajícím měsíci.
Automatické rozdělení mzdy:
Při generování mzdového dokladu program automaticky vytvoří mzdy:
Záložka Průměry slouží k evidenci hodinového průměrného výdělku zaměstnance. Tento údaj je nezbytný pro výpočet náhrad mzdy – např. za dovolenou, svátky nebo nemoc.
Průměry pro pracovněprávní vztahy
Průměry se počítají za kalendářní čtvrtletí.
Započítávají se:
částka mzdy,
poměrná část pololetních prémií (½),
poměrná část ročních prémií (¼).
Evidované hodnoty:
Rok / Čtvrtletí
Odpracované dny a hodiny
Částka – základ pro výpočet průměru.
Hodinový průměr
Pravděpodobný výdělek – slouží jako náhradní hodnota v případě nízké docházky.
Postup výpočtu:
Odpracováno 21 a více dnů – použije se skutečně vypočtený průměr.
Méně než 21 dnů, ale zadán pravděpodobný výdělek – použije se tento výdělek.
Méně než 21 dnů a není zadán pravděpodobný výdělek:
pokud je zadaná hodinová sazba, použije se ta,
jinak se průměr vypočte z měsíční mzdy dle vzorce: Měsíční mzda / 4,348 / týdenní úvazek
Minimální hodinová mzda
Od roku 2025 se místo zaručené mzdy používá minimální hodinová mzda jako dolní hranice pro průměrný výdělek.
Program porovnává vypočtený hodinový průměr s minimální hodinovou mzdou a v případě, že je průměr nižší, automaticky použije minimální mzdu.
Minimální mzda se dopočítává na základě týdenního firemního úvazku: Minimální mzda pro 40hodinový týden / firemní týdenní úvazek × 40
Nastavení minimální hodinové mzdy:
Minimální mzda se zadává v číselníku Mzdové parametry.
V tomto číselníku je nutné vyplnit částku minimální mzdy platnou pro konkrétní období (např. rok nebo čtvrtletí).
Program pak při výpočtu zohlední tuto sazbu jako minimální limit průměrného výdělku.
Pokud má organizace jiný základní týdenní úvazek než 40 hodin, je nutné jej nastavit ve volbě Podnikové nastavení → Data → MZDY → Základní týdenní úvazek. Jinak bude výpočet zaručené mzdy nepřesný.
Systém APLEX ERP umožňuje vést u jednoho zaměstnance více souběžných pracovněprávních vztahů. Každý pracovní poměr je evidován jako samostatná karta zaměstnance, přestože jde o jednu a tutéž osobu.
Postup při zakládání souběžného poměru:
V Knize zaměstnanců zadejte nového zaměstnance (např. pravým tlačítkem nebo pomocí klávesy F4).
Pokud program rozpozná, že osoba již v systému existuje (na základě shody osobních údajů), nabídne převzetí údajů z původní karty.
Po potvrzení převzetí údajů je nutné označit, že se jedná o souběh pracovních poměrů – program vytvoří novou kartu se samostatným osobním číslem.
Co se stane po vytvoření souběhu:
Nová karta bude mít vlastní mzdové údaje, srážky i výpočet mezd, ale bude spojena s existující osobou.
Na nové kartě je viditelný údaj o tom, že jde o souběžný pracovní poměr, včetně čísla hlavního poměru (např. „souběh s č. 5“).
Poznámka:
Program využívá údaj „Osoba“ k propojení více pracovních poměrů jednoho zaměstnance.
Tato vazba je důležitá např. při zdaňování souběžných poměrů (hlavní vs. vedlejší), protože daň z příjmu se v některých případech spojuje, zatímco pojistné se počítá zvlášť za každý poměr.
Abychom poskytli co nejlepší služby, používáme k ukládání a/nebo přístupu k informacím o zařízení, technologie jako jsou soubory cookies. Souhlas s těmito technologiemi nám umožní zpracovávat údaje, jako je chování při procházení nebo jedinečná ID na tomto webu. Nesouhlas nebo odvolání souhlasu může nepříznivě ovlivnit určité vlastnosti a funkce.
Funkční
Vždy aktivní
Technické uložení nebo přístup je nezbytně nutný pro legitimní účel umožnění použití konkrétní služby, kterou si odběratel nebo uživatel výslovně vyžádal, nebo pouze za účelem provedení přenosu sdělení prostřednictvím sítě elektronických komunikací.
Předvolby
Technické uložení nebo přístup je nezbytný pro legitimní účel ukládání preferencí, které nejsou požadovány odběratelem nebo uživatelem.
Statistiky
Technické uložení nebo přístup, který se používá výhradně pro statistické účely.Technické uložení nebo přístup, který se používá výhradně pro anonymní statistické účely. Bez předvolání, dobrovolného plnění ze strany vašeho Poskytovatele internetových služeb nebo dalších záznamů od třetí strany nelze informace, uložené nebo získané pouze pro tento účel, obvykle použít k vaší identifikaci.
Marketing
Technické uložení nebo přístup je nutný k vytvoření uživatelských profilů za účelem zasílání reklamy nebo sledování uživatele na webových stránkách nebo několika webových stránkách pro podobné marketingové účely.
