Před zahájením používání APLEX ERP je nutné naplnit číselníky:
Nejprve je nutné naplnit číselník Produktů a číselník Adresář firem.
Následně je pak teprve možné importovat počáteční stavy skladů, pohledávek u zákazníků (saldo faktur vydaných) a závazků vůči dodavatelům (saldo faktur přijatých).
Naplnění číselníků lze provést ručně nebo prostřednictvím importních souborů z excelu.
Import Adresář firem #
Ve Správci je k dispozici funkce Import počátečních stavů.
1. Vyberte umístění souboru
2. Spusťte Importovat adresář
3. Po úspěšném dokončení importu se objeví v protokolu “OK”.
Soubor lze spustit vícekrát pro aktualizaci údajů.
Vzor importního souboru je k dispozici ke stažení na tomto odkazu.
V případě potřeby použít vlastní soubor je nutné pojmenovat záložku souboru excelu s daty “Firmy”. Následně je možné v libovolném pořadí pojmenovat sloupce:
“ICO”: IČO povinný sloupe – musí být unikátní údaj
“NAZEV”: název firmy
“NAZEV2”: alternativní název firmy
“OBEC”: obec
“ZEME”: země ve formátu kódu země např. CZ (údaj je důležitý pro správné zařazení dodávek např. do EU a správné sazby DPH)
“ULICE”: ulice
“PSC”: PSČ
“DIC”: DIČ
“TELEFON”: Telefon
“EMAIL”: E-mail
“ID”: Cizí ID slouží zejména u zahraničních firem, kde není vyplněno IČO – jak další klíč pro import bankovních účtů
Import bankovních účtů #
Import bankovních účtů musí být na záložce se jménem “BU”, sloupce ID nebo ICO musí být, vždy alespoň jeden údaj vyplněn pro správné spárování s konkrétní firmou v číselníku.
“ID”: Cizí ID pro spárování zahraničních firem, kde není vyplněno IČO
“ICO”: IČO – pro spárování s firmou
“UCET”: číslo účtu
“BANKA”: název banky
“BIC”:
“IBAN”:
“MENA”:
“ZVEREJNEN”:
Import počátečních stavu zásob #
Ve Správci je k dispozici funkce Import počátečních stavů. Tato funkce umí zároveň i založit karty produktů pokud nexistují, proto je možné vyplnit i další vlastnosti produktů než jen jejich počáteční stav.
1. Vyberte umístění souboru
2. Případně vyberte Datum příjmů a řadu do které se má importovat.
3. Spusťte Importovat Produkty.
4. Po úspěšném dokončení importu se objeví v protokolu “OK”.
Soubor lze spustit vícekrát POZOR nedochází k aktualizaci údajů, ale k zápisu další údajů do dalšího dokladu v pořadí.
Vzor importního souboru je k dispozici ke stažení na tomto odkazu.
V případě potřeby použít vlastní soubor je nutné pojmenovat záložku souboru excelu s daty “Firmy”. Následně je možné v libovolném pořadí pojmenovat sloupce:
“KOD”: Kód produktu povinný sloupec – musí být unikátní údaj
“NAZEV”: Název produktu
“NAZEV2”: Druhý názve produktu
“MS”: Materiálová skupina
“JEDNOTKA”: Jednotka
“EAN”: standardizovaný čárový kód
“TYP”: Typ
“KN”: Kombinovaná nomenklatura pro intrastat
“SAZBADPH”: Sazba DPH
“TRZBOVYUCET”: Tržbový účet – vyplňuje se jen v případě pokud, konkrétní produkt je cílem zaúčtovat na jiný účet než je uvedený v materiálové skupině.
“ZEMEPUVODU”: Země původu produktu důležitý údaj pro intrastat
“ZUSTATEKMN”: Zůstatek množství povinný sloupec
“VAHAKG”: Váha v kg důležitý údaj pro intrastat
“ZUSTATEKCENA”: Zůstatková jednotková cena povinný sloupec
“SKLAD”: Kód skladu na který má být naskladněno povinný sloupec
“CENA_A”: Prodejní cena pro ceník A – zaktualizuje nebo vytvoří cenu v tomto ceníku
“CENA_B”: Prodejní cena pro ceník B- za podtržítkem lze ceník měnit
Import počátečních stavů účtů #
Ve Správci je k dispozici funkce Import počátečních stavů. Tato funkce umí vytvořit Obecný účetní doklad v modulu Účetnictví – Kniha obecné doklady s počátečními stavy rozvahových účtů a zároveň umí vytvořit saldokontní položky k těmto účtům.
1. Vyberte umístění souboru
2. Spusťte Import počátečních stavů účtů.
3. Po úspěšném dokončení importu se objeví v protokolu “OK”.
Vzor importního souboru je k dispozici ke stažení na tomto odkazu.
Po úspěšném importu se vytvoří v modulu Účetnictví v knize Obecné doklady – Obecný doklad s počátečními stavy.
Soubor lze spustit vícekrát POZOR nedochází k aktualizaci údajů, ale k zápisu další údajů do dalšího dokladu v pořadí, proto je vždy vhodné si zkontrolovat importované stavy i na operativní evidenci.
Doporučené kontroly a postup po provedeném importu:
- Do knihy majetku navést majetek, aby odpovídal počátečnímu stavu. Viz odkaz.
- Po importu nebe ruční zavedením zkontrolovat, že se rovná stav zásob v účetnictví na Zůstatkovou sestavu k datu. Viz odkaz.
- Do poklade a bankovní účtů je nutné založit první zápis s počátečním stavem. Viz odkaz.
- Kontrola saldokontní účtů na operativních evidenci. Viz odkaz.
Lišák Aplík radí – Jak na daňové zálohy minulých let? #
1. Založte účet pro zálohy bez saldokonta
V účetním rozvrhu si vytvořte nový účet, například 324200, který nebude sledován jako saldokonto.
2. Zadejte počáteční stav zálohy
Přejděte do sekce Počáteční stavy a zadejte na tento účet částku, která odpovídá výši došlé zálohy.
3. Zúčtujte zálohu přímo v řádku dokladu
Při vystavování faktury zadejte zálohu přímo jako řádek dokladu – nepoužívejte sekci „Zálohy“.
- Pokud se přijatá záloha zúčtuje přímo v řádku faktury (např. záloha z roku 2024 na faktuře v roce 2025), DPH se uplatní pouze z rozdílu mezi celkovou částkou faktury a výší již přijaté zálohy. Daň z přijaté zálohy totiž byla nárokována už při jejím přijetí, a proto se při odečtu zálohy znovu neuplatňuje. Tento postup je správný účetně i daňově a zajišťuje, že nedojde k dvojímu nároku na odpočet DPH.
⚠️ Pozor! Pokud zúčtujete zálohu přímo v řádku dokladu, je nutné ručně přepsat celkovou hodnotu dokladu. Tato hodnota už nesmí odpovídat původní částce faktury, ale musí odpovídat rozdílu mezi fakturou a odečtenou zálohou (v našem příkladě tedy 18 150,-). Pokud hodnota nebude upravena, systém nepovolí proúčtování dokladu.
4. Proúčtujte a uložte
Doklad zaúčtujte, uložte a máte hotovo.
Import a aktualizace produktů #
V modulu zásoby – Produkty _ Katalog produktů je možné spustit Import produktů nebo aktualizaci údajů u produktů.
