Základní popis programu Aplex

Základní popis obrazovek #

V levém horním rohu se nachází následující kolonky:

Ikonka nastavení – Slouží k nastavení programu, kde lze upravit například uživatelské prostředí, chování systému nebo jiná uživatelská nastavení.

Ikonka s kalendářem – Umožňuje nastavit účetní rok, ve kterém se budou doklady a data evidovat.

Ikonka vzhledu – Umožňuje změnit vzhled systému APLEX (například vánoční motiv, letní motiv atd.).

Ikonka základního zobrazení – Nastaví základní jednolitý vzhled systému (bez speciálních motivů).

Níže je popsáno základní nastavení lišt, které se objevuje u většiny funkcí:

Obnovit – Aktualizuje zobrazená data. Pokud došlo ke změnám v systému nebo jiný uživatel upravil data, stisknutím tohoto tlačítka se načtou aktuální informace.

Nová faktura došlá – Vytvoří novou přijatou fakturu. Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář pro zadání údajů o faktuře (datum, dodavatel, položky, částka atd.).

Opravit – Umožní upravit aktuálně vybraný záznam (například fakturu, objednávku nebo jiný dokument).

Zobrazit – Zobrazí podrobnosti o aktuálně vybraném záznamu bez možnosti úpravy (pouze pro čtení).

Vytisknout – Otevře tiskové rozhraní, kde lze dokument (např. fakturu) odeslat na tiskárnu.

Rychle vytisknout – Okamžitě vytiskne dokument na přednastavenou tiskárnu bez zobrazení tiskového dialogu.

Odeslat e-mailem – Otevře dialog pro odeslání aktuálně vybraného dokumentu e-mailem (v PDF nebo jiném formátu).

Vytvořit kopii – Vytvoří duplikát aktuálně vybraného dokumentu. Duplikát se otevře v editačním režimu, kde lze provést případné úpravy.

Orientace – Umožňuje změnit orientaci stránky (například mezi režimem na výšku nebo na šířku).

Detail – Zobrazí detailní zobrazení aktuálního záznamu (například podrobnosti o faktuře nebo objednávce).

Náhled – Otevře náhled dokumentu před tiskem nebo exportem do PDF.

Křížové hledání – umožňuje provádět pokročilé filtrování v záznamech (například ve fakturách, objednávkách nebo jiných dokladech) podle různých kritérií (například VS, částka, měna).

Výběr zatržením – Aktivuje možnost vybírat více záznamů najednou zaškrtnutím políček.

Patička – Zobrazí nebo skryje patičku v zobrazeném dokumentu (například v náhledu před tiskem).

Opis tabulky – Vytvoří textový přehled (seznam) aktuálních záznamů v tabulce. Tento přehled lze zkopírovat nebo vložit například do textového editoru.

Export do Excelu – Exportuje aktuální tabulku nebo seznam záznamů do formátu XLSX (Microsoft Excel). Umožňuje pak data dále analyzovat nebo sdílet.

Export lze udělat pomocí této funkce, nebo při stisknutí pravého tlačítka myši. Pro import pouze konkrétních dokladů je zapotřebí použít filtr (popsán níže).

Pokud chcete exportovat jen určité položky, je nejprve potřeba použít filtr a vybrat si pouze ty doklady, které chcete exportovat.

Hromadné úpravy – Umožňuje provádět hromadné změny u více záznamů najednou (například změnu stavu, zaúčtování, doplnění informací atd.). Po stisknutí tohoto tlačítka se otevře dialog pro definici hromadné úpravy.

Lišty, které se objevují u většiny dokladů:

Pořídit – Slouží k vytvoření nového dokladu (například faktury, objednávky, zálohy atd.). Po kliknutí se otevře prázdný formulář pro zadání údajů.

Opravit – Umožňuje upravit již existující doklad. Po kliknutí na tlačítko se otevře formulář v editačním režimu. Pole, která jsou jinak uzamčena, se zpřístupní k úpravám.

Zobrazit – Otevře doklad pouze pro čtení – bez možnosti úprav. Uživateli se zobrazí detaily dokladu, ale nebude možné měnit žádná data.

Uložit – Uloží aktuálně otevřený doklad. Data se uloží do systému, ale doklad zůstane otevřený pro další úpravy.

Uložit a zavřít – Uloží doklad a zavře editační okno. Po uložení se doklad uzavře a vrátíš se zpět na seznam dokladů.

Uložit a pořídit – Uloží aktuální doklad a otevře nový formulář pro zadání dalšího dokladu. Šetří čas při pořizování většího množství dokladů najednou.

Uložit a kopie – Uloží aktuální doklad a vytvoří jeho kopii. Kopie se otevře v novém formuláři a bude ji možné upravit.

Přerušit – Zruší aktuálně prováděnou akci (například zadávání dokladu). Doklad se neuloží a zavře se formulář.

Rychlý tisk – Okamžitě vytiskne doklad na přednastavenou tiskárnu. Bez zobrazení tiskového dialogu.

Tisknout s výběrem – Otevře tiskový dialog, kde můžeš vybrat konkrétní tiskárnu a nastavení tisku. Možnost upravit formát, počet kopií atd.

Odeslat jako PDF – Vytvoří z dokladu PDF soubor a umožní jej odeslat e-mailem. PDF se připojí jako příloha do e-mailu.

Další informace (i) – Slouží k zobrazení detailních informací o dokladu. Lze zde zjistit například, kdo doklad založil, kdy byl vytvořen, poslední úpravy, případné připomínky nebo další poznámky k dokladu.

Připomínka (Zvoneček) – Umožňuje nastavit připomínku k dokladu. Po kliknutí lze zadat datum a čas připomínky, která se pak zobrazí jako upozornění v systému.

Šablony – Umožňuje použít předdefinované šablony pro zadávání dokladů. Šablona může obsahovat automaticky předvyplněné údaje (např. účet, částku, sazbu DPH).

Náhled – Otevře náhled dokladu ve formátu PDF před tiskem nebo odesláním. Umožňuje zkontrolovat, jak bude doklad vypadat při tisku.

Zaúčtovat – Přenese doklad do účetnictví. Pokud jsou vyplněny všechny povinné údaje, doklad se zaúčtuje.

Odúčtovat – Vrátí doklad ze stavu zaúčtováno zpět do nezaúčtovaného stavu. Po odúčtování lze doklad znovu upravit.

Základní nastavení lišt je doplněno o další lišty, které jsou specifické pro jednotlivé typy položek. Tyto doplňkové lišty jsou popsány přímo u příslušných položek.

Systém menu Aplex #

V programu Aplex jsou k dispozici různé systémy menu závislé na tom, ve které části programu se právě nacházíte.

Funkce ribbonu #

Funkce v ribbonu jsou přístupné v rámci všech formulářů daného modulu.

Jak funguje stromové menu: #

V systému APLEX může uživatel ovládat program pomocí stromového menu, které je jednoduché a přehledné. Menu je rozděleno do jednotlivých funkčních oblastí (například CRM, Nákup, Prodej, Zásoby, atd.). Každá oblast obsahuje další podsložky, které se zaměřují na konkrétní funkce nebo procesy.

1. Hlavní nabídky – V levém panelu jsou zobrazeny hlavní záložky, které odpovídají modulům systému (CRM, Nákup, Prodej, Zásoby, atd.).

2. Podnabídky – Po rozkliknutí hlavní záložky se zobrazí jednotlivé části modulu, jako například:

CRM → Aktivity, Adresář, Sestavy, Číselníky, Nástěnka
Prodej → Doklady, Knihy, Produkty, Sestavy, Úlohy, Číselníky
Služby → Práce, Docházka, Výroba, Servis, Půjčovna, Zakázky, Sestavy

3. Detailní funkce – Po otevření podnabídky se zobrazí konkrétní funkce nebo dokumenty, například:

Prodej → Doklady → Nabídka – vytvoření nové nabídky
Prodej → Knihy → Faktury vystavené – přehled a správa faktur

CRM – Aktivity základní popis:

Název – Název dokumentu nebo aktivity pro snadné vyhledávání.
Uživatelé – Seznam uživatelů, kteří mají přístup nebo práva k danému dokumentu.
Adresa – Místo nebo sídlo spojené s dokumentem nebo aktivitou.
Datum – Datum vytvoření nebo poslední úpravy.
Priorita – Určuje důležitost (normální, vysoká, nízká).
Bezpečnost – Nastavení přístupu:

Veřejná – Vidí všichni, upravuje pouze autor.
Soukromá – Vidí pouze autor.
Volná – Vidí a upravuje kdokoli.

Kategorie – Barevné označení (červená, modrá, zelená, žlutá) pro třídění.
Tělo – Prostor pro zapsání hlavního obsahu.
Vazby – Propojení s konkrétním dokladem.
Výkaz práce – Umožňuje evidovat čas strávený na aktivitě.
Přílohy – Možnost připojení souborů (PDF, obrázky, dokumenty).

Základní ovládání programu #

Import dodavatelských ceníků

Dodavatelské ceny nám umožňují evidovat pevné ceny nasmlouvané s konkrétními dodavateli. Tyto ceny se pak automaticky doplnění na položku nákupu, zvolíme-li sortiment a dodavatele odpovídající zadané definici dodavatelské ceny.

více v dokumentaci -> cenové úrovně a ceníky

Nastavení dodavatelského ceníku

Pokud máme v systému nahrané dodavatelské ceníky je potřeba u daného dodavatele nastavit ceník.

Otevřeme si tabulku Adresář firem. Do tabulky se dostaneme ze stromového menu CRM – Adresář – Firmy.

Vyhledáme si příslušného dodavatele v tabulce a pomocí tlačítka “zobrazit” nebo stisknutím klávesy F3 zobrazíme formulář k danému záznamu.

Formulář obsahuje několik záložek. Pole pro vložení ceníku nalezneme v záložce “DOPLŇKOVÉ ÚDAJE”.

Pro editaci záznamu je potřeba stisknout tlačítko “Editovat”. To že jsme v editaci poznáme pomocí barevného rozlišení tlačítek – tlačítko nový a editovat zašedne a podbarví se tlačítka pro uložení záznamu a storno změny.