V sekci E-maily dokladů se shromažďují všechny e-maily s přílohami faktur, pokladních dokladů a dalších dokumentů. Systém umožňuje automatické zakládání dokladů na základě obsahu e-mailu a přiložených souborů.
🏆 Funkce e-mailů dokladů: #
- Systém umožňuje automatické rozpoznání obsahu e-mailu (např. faktura, pokladní doklad) a vytvoření odpovídajícího dokladu.
- Přílohy lze automaticky připojit k nově vytvořenému dokladu.
- Systém umožňuje filtrování e-mailů podle data, odesílatele nebo typu dokladu.
Vytvoření dokladu #
Pro vytvoření dokladu je třeba označit řádek/řádky emailu, které chcete do daného dokladu importovat. Poté je třeba zvolit jednu z vybraných doplňkových funkcí, podle dokladu, který chcete vytvořit. Buď kliknete přímo na vybranou funkci na horní liště, nebo zmáčknete pravé tlačítko myši a objeví se vám stejné funkce.
Pokud je vyplněné pole v části “Doklad” a zároveň je zaškrtnuté políčko “Je vytvořen doklad”, znamená to, že z e-mailu už byl doklad vygenerován.
Lišty e-maily dokladů: #
- základní popis jednotlivých funkcí je rozepsán zde
Doplňkové funkce #
Načti zprávy – Načte nové e-mailové zprávy do systému z připojené e-mailové schránky. Aktualizuje přehled příchozích e-mailů v knize e-mailů dokladů.
Vytvoř fakturu – Na základě přílohy e-mailu (ve formátu PDF nebo ISDOC) umožní vytvořit doklad typu Faktura došlá –
- PDF se automaticky připojí do záložky Dokumenty.
- Pokud je přiložen i soubor ve formátu ISDOC, je možné fakturu importovat automaticky včetně řádků a údajů.
- V případě faktury za zboží lze rovnou vytvořit i příjemku na sklad.
Celý popis importu ISDOC naleznete zde
Vytvoř pokladnu – Umožňuje z e-mailu vytvořit pokladní doklad, například při obdržení potvrzení o platbě v hotovosti.
Vytvoř zálohu – Z přílohy e-mailu vytvoří doklad typu Záloha došlá, pokud je například v příloze zálohová faktura.
Zobrazit mail – Otevře přijatý e-mail ve výchozím e-mailovém programu uživatele (např. Microsoft Outlook) pro jeho zobrazení nebo další práci.
Nastavení e-mailu #
Emailová schránka pro stažení zpráv s doklady se nastaví ve volbě Správce – Číselníky – Společné – Přístupové údaje. Zde se zadávají potřebné údaje pro stažení zpráv. Např. pro schránky na doméně seznam můžete použít nastavení na obrázku viz níže.
Nastavení a zobrazení hesla do emailové schránky #
Kliknutím pravým tlačítkem myši na řádek a výběrem volby „Heslo“ nebo „Změna hesla“ budete nejprve vyzváni k zadání svého hesla do programu (pro ověření oprávnění).
Při prvním nastavení hesla zvolte „Změna hesla“ – nejprve zadáte své přihlašovací heslo do systému a poté doplníte heslo k e-mailové schránce. Stejným způsobem můžete heslo kdykoli změnit.
Volba „Heslo“ umožňuje zobrazit uložené heslo k e-mailové schránce, ale pouze po zadání vašeho osobního hesla do programu.
Lišák Aplík radí – Jak na více faktur/příloh v jednom mailu? #
- Pokud je ve schránce e-mail s více přílohami rozdělí se automaticky na více řádků, můžete tak jednoduše pořídit více faktur z jednoho mailu.
- V případě, že například přijde faktura s přílohou, kterou chcete mít uloženou u faktury označíte více řádků najednou a stisknete tlačítko Vytvoř doklad – všechny označené přílohy budou přiloženy k pořizované faktuře.
