V systému APLEX existuje více způsobů, jak pořídit fakturu došlou. Každý způsob je vhodný pro jiný typ situace – od jednoduchých režijních faktur přes zbožové faktury spojené s příjemkami, až po plně elektronické zpracování pomocí formátu ISDOC. Cílem této dokumentace je přehledně ukázat všechny dostupné možnosti, jejich použití a výhody.
Co najdete v této části dokumentace: #
- Přehled typů faktur a metod pořízení
- Praktické návody krok za krokem
- Možnosti využití šablon, dopárování příjemek a automatického zaúčtování
- Vysvětlení důležitých dat (DUZP, splatnost, účetní datum…)
- Postup schvalování faktur
- Videa s praktickými ukázkami vybraných metod 🎬
Lišty faktur došlých: #
- základní popis jednotlivých funkcí je rozepsán zde
Doplňkové funkce: #
Načti účet podle předchozího dokladu – Pomocné tlačítko, které dosadí předpis zaúčtování z minulé faktury. V případě opakujících se faktur (například měsíční fakturace) systém automaticky doplní účet a středisko u položek, které se shodují s předchozím dokladem. Pokud se u některé položky zobrazí text “Zbývá rozepsat”, je nutné předpis zaúčtování doplnit ručně.
Import ISDOC – Slouží k načtení faktury ve formátu ISDOC ze souboru uloženého v počítači. Používá se v případech, kdy faktura nebyla načtena automaticky do náhledu, ale je uložena ve sdílené složce nebo na lokálním disku.
Vytvoř příjemku – Slouží k automatickému vytvoření příjemky na sklad, pokud byly nalezeny všechny produkty faktury. Program se automaticky zeptá, zda chcete vytvořit příjemku. Pokud faktura obsahuje skladové položky a odpovídající produkty jsou v systému nalezeny, lze příjemku vytvořit i dodatečně pomocí tohoto tlačítka.
Dopáruj existující příjemku – Umožňuje spárovat fakturu s již existující příjemkou na sklad. Systém automaticky vyhledá nejstarší příjemku od stejného dodavatele, která obsahuje odpovídající produkt a množství. Tuto funkci lze použít i v případech, kdy byla příjemka vytvořena jiným uživatelem pomocí mobilního skladníka nebo čtečky čárových kódů. Funkce se automaticky spouští také při účtování faktury nebo příjemky.
Jak tyto funkce fungují v praxi najdete zde
Při vytváření PF je třeba pracovat s těmito kolonkami: #
DPH – Zobrazuje souhrn všech částek na faktuře podle jednotlivých sazeb DPH (základní, snížená). Systém automaticky vypočítá částku DPH na základě zadaných položek.
Řádky – Umožňuje zadat jednotlivé položky faktury. Lze vyplnit kód produktu, popis, množství, jednotkovou cenu, sazbu DPH a celkovou částku.
Zálohy – Umožňuje přiřadit k faktuře dříve přijaté zálohy. Po přiřazení zálohy systém automaticky upraví částku k úhradě na faktuře.
Zúčtování – Umožňuje přiřadit fakturu k určité zakázce, středisku nebo činnosti. Lze zde také zadat účetní předpisy pro zaúčtování faktury.
Aktivity – Slouží k evidenci aktivit spojených s fakturou (například telefonická komunikace s odběratelem, e-mailová korespondence).
Dokumenty – Umožňuje připojit k faktuře libovolné dokumenty (například PDF, Excel, obrázky). Dokumenty lze zobrazit, stáhnout nebo upravit.
Poznámka – Umožňuje přidat k faktuře libovolný textový komentář nebo doplňující informace. Poznámka se může zobrazit i na vytištěné faktuře.
Datumy u faktury došlé #
Doručena – Datum doručení faktury do systému. Tento údaj určuje datum uplatnění DPH a zařazení dokladu do příslušného měsíce DPH. Standardně je nastaveno na aktuální datum při pořízení dokladu.
Vystavena – Datum, kdy byla faktura vystavena dodavatelem. Jedná se o informativní údaj bez vlivu na zaúčtování nebo evidenci DPH.
DPPD (DUZP) – Datum povinnosti přiznat daň (DUZP). Používá se pro zaúčtování dokladu do správného účetního období – např. pokud chceme náklady nebo pořízení zboží na sklad zaúčtovat k datu DUZP.
Účetní datum – Datum, ke kterému je doklad zaúčtován do účetnictví. Může se lišit od ostatních dat a rozhoduje o zařazení do účetního období.
Splatná – Datum splatnosti faktury, tedy termín, do kdy má být závazek uhrazen. Slouží jako základ pro sledování plateb a případné generování příkazů k úhradě.
🏷️ Použití šablon #
- Pro usnadnění navádění dokladů lze vytvořit šablonu, např. pro:
- Automatické vyplnění účtu.
- Automatické vyplnění textu.
- Přednastavené množství a cena.
- Možnost předdefinování sazby DPH.
Možnosti pořízení faktur došlých v systému APLEX #
- Manuální pořízení dokladu
- Pomocí zápisu řádků
- Pomocí zápisu DPH
- Pořízení pomocí ISDOC
- Pořízení ze zbožové příjemky
- Kopie předchozího dokladu
- Pořízení z e-mailu v modulu CRM
Manuální pořízení dokladu #
a) Způsob pořízení – zápis řádků #
b) Způsob pořízení – zápis DPH #
Tento způsob se používá pro rychlé zadání faktur, u kterých není potřeba rozepisovat každou položku zvlášť. Místo toho se faktura pořizuje přes jednotlivé sazby DPH.
Postup zápisu
- Vyplňte základní údaje z faktury:
- Dodavatel
- Datum vystavení, doručení a DUZP
- Variabilní symbol, evidenční číslo
- Měna
- Celkovou částku
- Způsob úhrady
- Zaměřte se na tři důležitá pole s možností zaškrtnutí:
- ✅ Povoleno proplatit
Používá se například v případech, kdy je potřeba souhlas nadřízeného (např. majitele) k proplacení faktury. - ✅ Rozpis DPH
Po zaškrtnutí se zobrazí jednotlivé sazby DPH (např. 0 %, 12 %, 21 %). Vyberete tu, která se vás týká, a zadáte:- Základ daně
- Sazbu DPH
- ✅ Schváleno
Toto pole značí, že faktura byla zkontrolována a schválena.
Po jeho zaškrtnutí se automaticky zaškrtne i „Rozpis DPH“. Pro možnost zaúčtování, je třeba mít zaškrtnuté toto pole. - Příklad z praxe:
Pokud doklady zadává např. Jana a kontroluje je Petr, Jana vyplní vše potřebné a zaškrtne pouze Rozpis DPH. Až doklad projde kontrolou, Petr zaškrtne „Schváleno“.
- ✅ Povoleno proplatit
- Vyplňte jednotlivé sazby DPH, které se faktury týkají. Pro usnadnění vyplnění lze použít klávesové zkratky (např. FN+F9, nebo čistě F9).
- Do řádků uveďte předmět faktury
Například: PHM, mytí auta, výměna brzd.
Jednotlivé sazby se následně automaticky propíší na samostatné řádky s odpovídající částkou.
Poté je potřeba doplnit:
- účet (např. 504, 518),
- text (např. „PHM“, „servis vozidla“),
- případně středisko, produkt, činnost nebo zakázku, pokud je sledujete.
V zápisu řádků není potřeba vyplňovat sloupec Skupina DPH, protože sazby DPH jste již zadali v sekci Rozpis DPH.
Pořízení pomocí ISDOC #
Formát ISDOC (Information System Document) umožňuje automatizované pořizování přijatých faktur do systému APLEX ERP. Pro správné fungování importu je zásadní mít správně nastavené šablony, podle typu faktury – tedy režijní (bez vazby na sklad) nebo zbožové (s příjemkou).
Přednastavení šablon ISDOC #
Před samotným importem je třeba vytvořit a nakonfigurovat dvě samostatné šablony:
a) Šablona pro režijní faktury
Používá se pro faktury, které nejsou napojené na skladovou evidenci.
| Nastavení | Hodnota |
|---|---|
| Dopárovat produkty? | ❌ Nezaškrtnout – nehledají se produkty v katalogu |
| Kód řady příjemek (PR) | ponechat prázdné |
| Sloučit do jednoho řádku? | Volitelné – dle potřeby |
b) Šablona pro zbožové faktury
Používá se pro faktury, které automaticky generují příjemku a jsou napojené na sklad.
| Nastavení | Hodnota |
|---|---|
| Dopárovat produkty? | ✅ Zaškrtnout – hledají se produkty podle EAN/Kódu |
| Kód řady příjemek (PR) | Např. P1 – označení řady, do které se vytváří příjemky |
| Sloučit do jednoho řádku? | ❌ Nezaškrtnout – importuje všechny řádky faktury |
Kromě nastavení šablony je nutné ještě pro zbožové faktury povolit v Podnikovém nastavení programu Detailní párování ISDOC a účty zaokrouhlení a pořízení zásob pro předvyplnění k položkám faktury.
Lišák Aplík radí:
- Pokud přijímáte zboží na více různých skladů, doporučujeme si v systému vytvořit více řad faktur došlých – každou pro jiný sklad.
- Díky tomu si můžete ke každé této řadě nastavit vlastní šablonu ISDOC, ve které přesně určíte, do které řady příjemek má zboží směřovat.
Tím zajistíte, že se:
- každá faktura zpracuje správně podle skladu, kam zboží patří,
- nevytvoří omylem příjemka na jiný sklad,
- systém vždy ví, jaký sklad má použít na základě použité řady faktury.
Postup importu faktury do systému – obecně #
- Nová faktura došlá: klikněte na tlačítko „Nová faktura došlá“
- Zobrazení náhledu: pokud nemáte aktivní pohled, stiskněte tlačítko „Náhled“
- Nahrání faktury: přetáhněte ISDOC přílohu (např. z e-mailu) do náhledu
- Import: klikněte na Import ISDOC
- video ukázku naleznete zde
Pokud je na faktuře ISDOC uveden dodavatel, který není v číselníku subjektů (tzn. není nalezeno IČ nebo DIČ), systém automaticky založí nový subjekt.
Součástí načtení údajů z ISDOC je i bankovní účet. Pokud tento účet není u subjektu evidován se zaškrtnutím „Zveřejněn pro DPH“, zobrazí se upozornění.
⚠️ Podrobný postup importu režijní/zbožové faktury naleznete zde. ⚠️
Pořízení ze zbožové příjemky #
Kopie předchozího dokladu #
Funkce „Kopie předchozího dokladu“ je určena pro zrychlení práce v situacích, kdy od dodavatele pravidelně přichází podobné nebo téměř totožné faktury – např. za pronájem, služby, energie nebo paušální platby.
Typické použití: #
- Faktura má stejného dodavatele,
- shodný předmět plnění (např. „nájemné“),
- stejné účtování a sazby DPH,
- mění se pouze částky, datum vystavení nebo DUZP.
Jak to funguje: #
- V knize Faktury došlé najděte poslední podobnou fakturu. Klikněte na ni jednou myší, tak aby se mezi ostatními doklady označila a program pochopil, ze které faktury má kopii udělat.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit kopii“ nebo pravé tlačítko myši a zvolte možnost kopírování. Funkce „Vytvořit kopii faktury došlé do řady“ nabízí před vytvořením kopie výběr, do které řady (pokud jich máte více) chcete kopii udělat.
- Otevře se nový doklad, kde jsou:
- předvyplněny údaje z původního dokladu (dodavatel, řádky, účetní předpisy),
- připraveny k úpravě položky jako VS, DUZP nebo účetní datum.
- Po úpravě stačí doklad zaúčtovat a uložit.
- červeně jsou označena pole, u kterých je doporučena úprava, zeleně označena pole značí předvyplněná pole kopie bez nutnosti dalších úprav (samozřejmě pokud bývají doklady totožné)
- Faktura po úpravě červených polí. Poslední fáze – zaúčtování a uložení dokladu a je hotovo.
Pořízení z e-mailu v modulu CRM #
Pokud chcete založit nový doklad (například fakturu došlou, zálohu nebo pokladní doklad) z doručeného e-mailu, je nutné postupovat přes modul E-maily dokladů, nikoliv přes běžné knihy dokladů.
Postup krok za krokem #
Krok 1: Přepněte se do modulu E-maily dokladů
- Otevřete cestu:
CRM → Aktivity → E-maily dokladů - Zde najdete všechny doručené e-maily s přílohami (např. ISDOC nebo PDF faktury).
❗️Důležité: Funkce pro vytvoření dokladu je dostupná pouze v tomto modulu. Pokud budete stát v knize faktur, záloh nebo pokladny, možnost vytvoření z e-mailu nebude dostupná.
Krok 2: Vyberte e-mail
- Klikněte na e-mail, který obsahuje příslušný doklad (fakturu, zálohu…).
- Zkontrolujte náhled přílohy, zda jde o správný dokument.
Krok 3: založte doklad pomocí funkce
a) Založení faktury došlé
- Vyberte e-mail obsahující fakturu došlou
- Klikněte na tlačítko „Vytvoř fakturu“
Tím se založí nový účetní doklad – formulář faktury došlé. - Otevře se formulář faktury s přiloženým dokumentem v náhledu
V pravé části okna vidíte náhled přiloženého souboru. - Zjistěte, zda je možné provést import údajů pomocí ISDOC:
- Pokud je formát ISDOC rozpoznán, zobrazí se aktivní tlačítko „ISDOC“ u náhledu faktury.
- Stiskněte tlačítko „Import ISDOC“, aby systém načetl údaje automaticky.
- Pokud se tlačítko nezobrazí nebo zůstane zašedlé, dokument ISDOC neobsahuje a je nutné údaje doplnit ručně.
- Zkontrolujte načtené údaje a uložte doklad
Po dokončení kontroly pokračujte v dalším zpracování faktury – např. zaúčtování, příjemka apod.
b) Založení zálohového dokladu
- Klikněte na tlačítko „Vytvoř zálohu“.
- Systém otevře zálohu došlou a načte soubor (pdf., jpg. a další) do dokumentů.
- Vyplňte všechny potřebné údaje, zkontrolujte (zejména červeně zvýrazněná pole) a v případě potřeby upravte. Nakonec vše uložte.
Lišák Aplík radí: Co dělat když přijde DD k přijaté platbě a zálohová faktura již existuje?
- Otevřete původní zálohovou fakturu a doplňte do ní údaje z daňového dokladu k přijaté platbě – například evidenční číslo, částku DPH nebo DUZP.
- Pozor: Než s dokladem budete dál pracovat, ověřte, že zálohová faktura byla skutečně uhrazena.
- Poté si najděte e-mail s tímto daňovým dokladem a do jeho zprávy vložte odkaz na příslušnou zálohovou fakturu, ke které se vztahuje. Tím vytvoříte vazbu mezi doklady – a máte hotovo.
- Číslo dokladu, které budeme vkládat zjistíme nahoře u zálohové faktury.
c) Založení pokladního dokladu
- Klikněte na tlačítko „Vytvoř pokladnu“.
- Používá se u dokladů, které byly hrazeny hotově.
- Systém otevře pokladní doklad a načte soubor (pdf., jpg. a další) do dokumentů.
- Vyplňte všechny potřebné údaje, zkontrolujte (zejména červeně zvýrazněná pole) a v případě potřeby upravte. Nakonec vše uložte.
Po založení dokladu se automaticky označí pole „Je vytvořen doklad“ a k danému e-mailu se přiloží nově vytvořený doklad. Pokud doklad zároveň rovnou zpracujete, můžete ručně zaškrtnout i pole „Je zpracováno“.
Náhled v případě více přiložených dokumentů #
Pokud máme spuštěný náhled a k dané faktuře máme v dokumentech uloženo více pdf. či jiných dokumentů, pomocí vybraného tlačítka, si zvolíme, který z dokumentů, chceme v náhledu zobrazit:
Import ISDOC #
- návod na isdoc včetně vytvoření příjemky najdete na tomto odkazu
