ISDOC je formát elektronické fakturace, který umožňuje automatizaci při pořizování faktur došlých. Jak je pořizování jednoduché a další bližší informace naleznete na tomto odkazu.
Podstatný rozdíl je zda jsou pořizovaný Režijní faktury (faktury bez souvislosti se skladovou evidencí) nebo Zbožové faktury (faktury s vazbou na skladovou evidenci a příjemky).
Doporučené nastavení #
Rozdělte si Řady faktur došlých na Režijní a Zbožové na Šablona si nejprve nastavte/vytvořte dvě šablony pro režijní a zbožové faktury. Na záložce šablony ISDOC zadejte pro:
Režijní faktury #
- Dopárovat produkty? Nezaškrtnout – při načtení ISDOC nebude hledat položky faktury v Produktech
- Kód řady PR – nevyplňovat – slouží pro zbožové faktury
- Sloučit do jednoho řádku? – zvolte si zda primárně sloučit do jednoho řádku nebo načíst všechny řádky faktury.
Zbožové faktury #
- Dopárovat produkty? – Zaškrtnou – při načtení ISDOC bude hledat položky faktury v Produktech
- Kód řady PR – pro zbožové faktury vyplňte kód řady příjemek, do které se má pořizovat příjemka.
- Sloučit do jednoho řádku? – Nezaškrtnout
Kromě nastavení šablony je nutné ještě pro zbožové faktury povolit v Podnikovém nastavení programu Detailní párování ISDOC a účty zaokrouhlení a pořízení zásob pro předvyplnění k položkám faktury.
Nahrání faktury do systému #
Stisknete tlačítko nová faktura došlá. Pokud nemáte uložen Pohled s Náhledem faktury. Stiskněte tlačítko Náhled. Přetáhněte přílohy (drag and drop) z e-mailu nebo uložiště do oblasti náhledu. Stiskněte tlačítko Import ISDOS.
Nastavení vyplnění datumů #
Doručena – předvyplní aktuální datum, toto datum rozhoduje i o zařazení do Měsíc DPH.
Vystavena – vyčte z ISDOC.
DUZP– vyčte z ISDOC.
Účetní datum = se předvyplní v závislosti na Podnikové nastavení a to buď Datum Doručeno nebo datum DUZP.
Datum příjemky = Účetní datum pokud je z Faktury došlé tvořena.
Pokud Vám nastavení chování datumu nevyhovuje – je možné ručně změnit, nebo kontaktujte naší podporu pro individuální nastavení.
Subjekt #
Pokud je na faktuře ISDOC uveden dodavatel, který není v číselníku Subjektů tzn. není nalezeno IČ nebo DIČ uvedené na faktuře, dojde k založení nového subjektu.
Kontrola bankovního účtu #
V rámci vyčtení údajů z ISDCO dochází také k vyčtení bankovního účtu, pokud tento účet není uveden u Subjektu se zaškrtnutím Zveřejněn pro DPH, zobrazí program Upozornění.
Režijní faktury #
Po nahrání faktury do systému a stisknutí tlačítka Import ISDOC dojde k načtení údajů z faktury. Pokud neexistuje Subjekt (dodavatel) v číselníku dojde k jeho založení.
Účtování režijních faktur ISDOC #
Načti účet podle předchozího dokladu je pomocné tlačítko, které dosadí předpis zaúčtování z minulé faktury. V našem případě na obrázku se každý měsíc opakují první dvě položky, proto se předvyplnili účet a středisko pouze u těchto dvou. U třetí mimořádné položky se objevil text Zbývá rozepsat, zde je nutné doplnit předpis zaúčtování manuálně.
Pozn. Pokud nahráváte faktury do systému v jiný den než Vám byly doručeny do e-mailu – bude datum doručení odlišné tzn. bude vždy vyplněno aktuální datum. Datum doručení má vliv na zařazení do hlášení DPH.
Zbožové faktury #
Po nahrání faktury do systému a stisknutí tlačítka Import ISDOC dojde k načtení údajů z faktury. Pokud neexistuje Subjekt (dodavatel) v číselníku dojde k jeho založení.
Na rozdíl od režijní faktury dochází ke kontrole zda jsou jednotlivé položky faktury zavedeny v Katalog produktů s vyplněným EAN nebo Kód dodavatele.
EAN (European Article Numbering) je unikátní kód výrobku, proto doporučujeme pro správné fungování automatizace ISDOC, nevytvářet Produkty se stejným EAN kódem např. barevné varianty produktu. Zároveň doporučujeme raději používat EAN kód než kód dodavatele, pro případ dodávání stejného produktu od více dodavatelů.
Kód dodavatele je označení Produktu v systému vašeho dodavatele. Pokud pro produkt existuje pouze jeden dodavatel, potom se vyplňuje do červeně označených polí Dodavatel a kód do Kód dodavatele. V případě více dodavatelů se může použít pomocná evidence Kód produktů, kde lze doplnit další dodavatele s jejich kódy.
Pokud nenalezne u všech položek vyplněn alespoň EAN nebo Kód dodavatele tak program zobrazí Informace – Nespárovány všechny produkty na faktuře. Doplňte ručně produkt na řádky faktury.
TIP: Jaké kódy používá váš dodavatel na faktuře ISDOC, zjistíte přidáním sloupců ISDOC_EAN a ISDOC_KodDodavatele.
Tip Pokud již máte nakupované zboží v číselníku Produktů a jenom nemá vyplněn EAN nebo kód dodavatele jako v našem případě položka číslo 3, můžete pomocí fulltextového vyhledávání vybrat Produkt nebo více produktů. Následně pak pomocí Tlačítka Doplnit EAN k produktu – můžete doplnit z ISDOC faktury EAN nebo kód dodavatele přímo do karty daného Produktu. Při příštím nákupu stejného zboží již bude automatizace ISDOC fungovat bez problémů.
POZOR při výběru produktu dojde k dosazení ceny uvedené na produktu, ta se může lišit od ceny uvedené na faktuře – po doplnění všech kódů stiskněte znovu tlačítko Import ISDOC, tím si zkontrolujete, že jste doplnili všechny kódy správně a doplní se Vám správné ceny a součet sedí na vyčtenou fakturu.
Vytvoření příjemky #
V případě, že jsou “Nalezeny všechny produkty faktury.” Program se Vás zeptá zda “Chcete automaticky vytvořit příjemku?” Příjemka lze vytvořit i dodatečně pomocí tlačítka Vytvoř příjemku.
Pokud nevytváříte příjemky výhradně z faktur, ale například pomocí Mobilního skladníka nebo čtečky čárových kódů, můžete zkontrolovat zda již nebyla příjemka vytvořena dříve jiným uživatelem pomocí tlačítka Dopáruj existující příjemku. Funkce vyhledává nejstarší řádek příjemky od stejného dodavatele, který ještě nemá přiřazen řádek se stejným produktem a množstvím faktury došlé. Tato funkce pouští i automaticky při účtování faktury došlé nebo příjemky.
Mezi řádky příjemky a řádky faktury došlé vzniká automaticky vazba ve sloupcích Příjemka a Přijato řádek.
Tato vazba je důležitá také proto, aby bylo možné v systému dohledat případy Nekompletně dodaného zboží a Dodaného zboží bez faktury došlé.
Nekompletně dodané zboží #
Vytvoření nekompletní příjemky #
V praxi se může stát, že zboží fyzicky dorazí nekompletní. U zboží, které nedorazilo zrušte zaškrtnutí ve sloupci P, u takové položky nebude vytvořena příjemka. Doporučujeme doplnit do Poznámky u důvod.
Kontrola nedodaného zboží #
Kontrolu nedodaného zboží si zobrazíte v Řádky faktur došlých pomocí filtru položek Faktury došlé bez příjemky (FD BEZ PR). Do poznámky lze zapsat informaci, proč zboží nedorazilo – přímo na dokladu nebo pomocí hromadné změny.
Dodatečný příjem nedodaného zboží #
Vyhledejte fakturu došlou s položkou nedodaného zboží, označte zaškrtnutím políčka P tuto položku a stiskněte tlačítko Vytvoř příjemku. POZOR příjemka bude vytvořena s datem Účetní datum na faktuře došlé tzn. mimo vaše aktuální datum.
Příjem zboží bez faktury došlé #
Pokud vám fyzicky dorazilo zboží a nemáte k němu ještě fakturu došlou vytvořte standardně příjemku. Protože ještě nemusíte znát přesně ceny vytvořte ji bez cen nebo s cenami z posledního nákupu, které vám nabídne program.
V případě, že faktury došlé vyčítáte pomocí ISDOC, program automaticky při zaúčtování dokladu nebo při stisku tlačítka Dopáruj existující příjemku. Funkce vyhledává nejstarší řádek příjemky od stejného dodavatele, který ještě nemá přiřazen řádek se stejným produktem a množstvím faktury došlé zároveň automaticky dosadí nebo opraví cenu na příjemce dle faktury došlé..
Pokud nemáte možnost vyčíst ceny z faktury došlé pomocí ISDOC, musíte bohužel ceny na příjemce zkontrolovat a případně opravit ručně tak, aby se součet cen pořizovaného zboží na faktuře došlé vždy rovnal se součtem cen na příjemce.
TIP: Pokud vám váš dodavatel nemůže zasílat faktury ve formátu ISDOC, požádejte ho o zasílání, alespoň ve formátu XML a kontaktujte naší technickou podporu, která vám pomůže s případným importem tohoto typu souboru.
Kontrola dodaného zboží bez faktury došlé #
Účtování zbožových faktur ISDOC #
Účtování dokladů ISDOC se provádí standardně s tím rozdílem, že pokud máte povoleno v Podnikovém nastavení programu Detailní párování ISDOC dochází při zaúčtování zbožové faktury došlé a příjemky navíc k automatické kontrole vazeb. Tzn., že pokud položka faktury nemá žádnou vazbu na příjemku, hledá nejstarší položku příjemky od stejného dodavatele, která nemá žádnou vazbu na fakturu došlou a doplní ji. Stejný způsobem se hledá vazba na položkách příjemek při jejich zaúčtování. Záleže tedy jen, který doklad účtujete dříve.
V případě, že se nerovná počet kusů rozdělí buď položku příjemky nebo faktury došlé tak aby mohlo dojít k propárování.
